Interpretacja indywidualna
z dnia 17 kwietnia 2026 r.
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
0113-KDIPT1-2.4012.49.2026.2.AJB
Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe
Szanowni Państwo,
stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.
Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
20 stycznia 2026 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy:
– ustalenia czy udostępnienie po 31.01.2026 r. kontrahentom wygenerowane w PDF wizualizacje faktur ustrukturyzowanych z kodem QR nie zmaterializuje ryzyka uzasadnionego zarzutu podwójnego fakturowania tej samej transakcji i tym samym ww. wizualizacja nie będzie fakturą pustą w rozumieniu art. 108 ust. 1 ustawy o VAT,
– prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur elektronicznych lub papierowych wystawionych na Państwa rzecz poza KSeF, pomimo obowiązku korzystania z KSeF.
Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 2 lutego 2026 r. (według daty wpływu). Treść wniosku jest następująca:
Opis zdarzenia przyszłego
… sp. z o.o. (dalej: „Wnioskodawca” lub „Spółka”) jest zarejestrowanym podatnikiem podatku akcyzowego, czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług, producentem piwa, innych napojów alkoholowych oraz bezalkoholowych (np. piwa bezalkoholowe do 0,5% obj. alkoholu, napojów izotonicznych, napojów energetycznych), posiadaczem zezwolenia na prowadzenie składu podatkowego. Spółka pod obecną nazwą funkcjonuje od …. r. W latach … funkcjonowała pod nazwa … sp. z o.o. Wnioskodawca jest podmiotem wprowadzającym napoje na rynek krajowy w rozumieniu ustawy o zdrowiu publicznym. Spółka działa na rozwijającym się rynku, o wysokiej w ostatnich latach dynamice preferencji konsumentów. Spółka nie posiada zezwolenia na prowadzenie działalności na terenie specjalnej strefy ekonomicznej i deklaruje podatek dochodowy od osób prawnych na ogólnych zasadach.
Stosownie do zmian wprowadzanych ustawą z 5.08.2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2025 r. poz. 1203) od 1.02.2026 r. wchodzi w Polsce obligatoryjny Krajowy System e-Faktur (KSeF). Co do zasady od 1.02.2026 r. faktury ustrukturyzowane będą musieli wystawiać podatnicy, których wartość sprzedaży brutto przekroczyła w 2025 r. 200 mln PLN, a od 1.04.2026 r. pozostali podatnicy. Spółka będzie zobowiązana do wystawiania faktur ustrukturyzowanych od 1.02.2026 r. Spółka, podobnie jak wszyscy inni podatnicy będzie zobowiązana także do odbierania faktur zakupowych w KSeF.
Spółka rozważa wdrożenie zasady generalnego udostępniania wszystkim odbiorcom wizualizacji faktur ustrukturyzowanych z kodem QR, niezależnie od wystawiania ich w KSeF. Zasada ta przyspieszyć ma proces uzyskiwania płatności. Istnieje bowiem obawa, że kontrahenci z przyzwyczajenia lub innych pobudek szybciej będą płacić otrzymywane w dotychczasowej ścieżce komunikacji faktury, niż faktury ustrukturyzowane wystawione w KSeF. Wizualizacja faktury ustrukturyzowanej będzie jej wiernym odzwierciedleniem w postaci pliku PDF, a więc będzie zawierała także numer faktury ustrukturyzowanej nadany jej przez KSeF.
Ponadto, Spółka uzyskuje informacje od niektórych swoich kontrahentów, że mimo takiego obowiązku nie będą oni gotowi z wdrożeniem w swoich organizacjach KSeF już od 1.02.2026 r. Do czasu wdrożenia w swoich organizacjach KSeF ww. kontrahenci (dostawcy i usługodawcy) będą wystawiać Spółce faktury na dotychczasowych zasadach, tj. faktury elektroniczne lub papierowe.
Chodzi tu o zakupy związane z działalnością opodatkowaną Wnioskodawcy, które spełniają przesłanki 100% odliczenia VAT na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy o VAT.
Pytania
1. Czy udostępnienie po 31.01.2026 r. przez Spółkę kontrahentom wygenerowane w PDF wizualizacje faktur ustrukturyzowanych z kodem QR nie zmaterializuje ryzyka uzasadnionego zarzutu podwójnego fakturowania tej samej transakcji, a co za tym idzie, czy ww. wizualizacja faktury będzie fakturą pustą w rozumieniu art. 108 ust. 1 ustawy o VAT?
2. Czy faktura elektroniczna lub faktura papierowa, wystawiana na dotychczasowych zasadach (poza KSeF) przez dostawcę lub usługodawcę, który od 1.02.2026 r. ma obowiązek wystawiania faktur w KSeF, będzie dawała Spółce prawo do odliczenia VAT naliczonego?
Państwa stanowisko w sprawie
1. Udostępnienie po 31.01.2026 r. przez Spółkę kontrahentom wygenerowane w PDF wizualizacje faktur ustrukturyzowanych z kodem QR nie zmaterializuje ryzyka uzasadnionego zarzutu podwójnego fakturowania tej samej transakcji, a co za tym idzie, czy ww. wizualizacja faktury będzie fakturą pustą w rozumieniu art. 108 ust. 1 ustawy o VAT.
2. Faktura elektroniczna lub faktura papierowa, wystawiana na dotychczasowych zasadach (poza KSeF) przez dostawcę lub usługodawcę, który od 1.02.2026 r. ma obowiązek wystawiania faktur w KSeF, będzie dawała Spółce prawo do odliczenia VAT naliczonego.
Ad 1
Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy o VAT (w brzmieniu od 1.2.2026 r.), fakturą jest dokument w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. W ustawa o VAT w brzmieniu obowiązującym od 1.02.2026 r. znajdować się będą również definicje faktury elektronicznej (art. 2 pkt 32 ustawy o VAT) oraz faktury ustrukturyzowanej (art. 2 pkt 32a ustawy o VAT).
Przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w postaci elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym, zaś przez fakturę ustrukturyzowaną rozumie się fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.
Dane, jakie powinna zawierać faktura określa przede wszystkim art. 106e ustawy o VAT. Aby dany dokument był fakturą w rozumieniu przepisów o VAT w jego treści w ogóle nie jest wymagane zawarcie słowa „faktura”. Może on być oznaczony jako rachunek, invoice lub po prostu dokument.
Istotne są dane, jakie będzie on zawierał, tzn. czy będzie spełniał warunki uznania go za fakturę w rozumieniu przepisów o VAT.
Zgodnie z art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT w brzmieniu obowiązującym od 1.02.2026 r., podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.
Jednocześnie, na mocy art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT, obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF nie będzie dotyczył wystawiania faktur:
1) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
2) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;
3) przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;
4) na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;
5) w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s;
6) przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1.
Udostępnienie wizualizacji faktury nie jest wystawieniem faktury ustrukturyzowanej w KSeF, czy wystawieniem faktury elektronicznej lub papierowej. W konsekwencji, samo udostępnienie wizualizacji faktury ustrukturyzowanej wraz z QR kodem nie może być traktowane jak odrębne ponowne zafakturowanie udokumentowanej już fakturą czynności. Podobnie wypowiedział się Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (dalej: „DKIS”) w sprawie udostępniania dokumentów rozliczeniowych zawierających większość danych faktur ustrukturyzowanych. W interpretacji indywidualnej z 25.8.2025 r., 0114-KDIP1-1.4012.601.2025.1.EW, DKIS odnosił się do opisanej przez podatnika VAT (spółki sytuacji), w której był on na etapie dostosowywania swojego systemu fakturowania do wymogów Krajowego Systemu e-Faktur. Pytająca spółka wskazała we wniosku, że z uwagi na to, że proces generowania faktur sprzedażowych w KSeF może trwać dla spółki długo i może być złożony, spółka planuje – równolegle do wysyłki faktur do KSeF – wysyłać klientom dokumenty rozliczeniowe, na podstawie których klienci będą mogli zapoznać się ze szczegółami dotyczącymi rozliczenia transakcji. Dokumenty rozliczeniowe wysyłane klientom (bez numeru KSeF) będą zawierały dane dotyczące transakcji, które będą zawarte na fakturze wysyłanej do KSeF oraz dane dodatkowe (szersze niż te, które będzie zawierać faktura). Dokument rozliczeniowy będzie zawierał numer, datę wystawienia oraz szczegóły transakcji, które będą widniały na fakturach wysyłanych do KSeF i będą tożsame z danymi wysyłanymi do KSeF. Na dokumentach rozliczeniowych nie będą widnieć słowa: “Faktura VAT” ani inne oznaczenia sugerujące, że mamy do czynienia z fakturą. Dokument będzie zawierał nazwę “Dokument rozliczeniowy”. W dokumencie będzie widniała adnotacja, zgodnie z którą faktura powinna być pobrana przez klienta z KSeF oraz będzie widniał adres do pobrania dodatkowych dokumentów związanych z transakcją. Równolegle do wystawiania opisanych dokumentów rozliczeniowych, spółka będzie wprowadzać faktury do systemu KSeF, a kontrahenci będą mogli je stamtąd pobierać. DKIS odnosząc się do tego zdarzenia przyszłego, wskazał, że „dokument informacyjny”/rozliczeniowy, o którym mowa w opisie zdarzenia przyszłego nie stanowi faktury i nie powoduje skutków w zakresie VAT, tj. nie będzie rodzić dla spółki obowiązku zapłaty kwoty podatku, na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy.
Mając powyższe na uwadze, w ocenie Wnioskodawcy również opisana w opisie zdarzenia przyszłego wizualizacja faktury ustrukturyzowanej udostępniana kontrahentom w uzgodniony z nimi sposób nie będzie nową fakturą i nie będzie rodzić ryzyk na gruncie art. 108 ust. 1 ustawy o VAT. Nie ma tutaj znaczenia, że wizualizacja będzie zawierała numer faktury ustrukturyzowanej nadany w KSeF.
Ad 2
Prawo podatników do odliczenia od VAT, który są zobowiązani zapłacić, VAT należnego lub zapłaconego z tytułu otrzymanych przez nich towarów i usług powodujących naliczenie podatku i wykorzystywanych dla celów działalności podlegającej opodatkowaniu, stanowi podstawową zasadę wspólnego systemu VAT. Prawo do odliczenia przewidziane w art. 167 i n. dyrektywy 2006/112/WE stanowi zatem integralną część mechanizmu VAT i zasadniczo nie może być ograniczane, jeżeli zarówno materialne, jak i formalne wymogi lub przesłanki, którym podlega to prawo, zostały spełnione przez zamierzających skorzystać z tego prawa podatników (wyrok Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej, dalej: „TSUE”, z 24.11.2022 r., Finanzamt M, C-596/21; wyrok TSUE z 6.10.2022 r., Vittamed technologijos, C-293/21). System odliczeń ma na celu całkowite uwolnienie przedsiębiorcy od ciężaru VAT należnego lub zapłaconego w ramach całej działalności gospodarczej tego przedsiębiorcy. Wspólny system VAT zapewnia zatem całkowitą neutralność obciążeń podatkowych działalności gospodarczej, bez względu na cel czy rezultaty tej działalności, pod warunkiem że co do zasady podlega ona sama opodatkowaniu VAT (wyrok TSUE z 24.11.2022 r., Finanzamt M, C-596/21; wyrok TSUE z 7.03.2024 r., Feudi di Sąn Gregorio Aziende Agricole, C-341/22). W celu skorzystania z prawa do odliczenia VAT naliczonego, po pierwsze, zainteresowany podmiot musi być „podatnikiem” w rozumieniu tej dyrektywy, a po drugie, towary lub usługi, które są wskazywane jako podstawa owego prawa, powinny być wykorzystywane przez podatnika na dalszym etapie obrotu na potrzeby jego własnych opodatkowanych transakcji, a owe towary lub usługi powinny być dostarczone przez innego podatnika na wcześniejszym etapie obrotu (zob. podobnie wyroki TSUE: z 11.01.2024 r., Global Ink Trade, C-537/22, EU:C:2024:6, pkt 33; a także z 7.03.2024 r., Feudi di Sąn Gregorio Aziende Agricole, C-341/22, EU:C:2024:210). Prawo do odliczenia VAT podlega jednak wymogom lub przesłankom o charakterze zarówno materialnym, jak i formalnym. Materialne wymogi lub przesłanki powstania prawa do odliczenia zostały wymienione w art. 168 dyrektywy 2006/112/WE. W celu skorzystania z tego prawa, po pierwsze, zainteresowany podmiot musi być „podatnikiem” w rozumieniu tej dyrektywy, a po drugie, towary lub usługi, które są wskazywane jako podstawa prawa do odliczenia VAT, powinny być wykorzystywane przez podatnika na dalszym etapie obrotu na potrzeby jego własnych opodatkowanych transakcji, a na wcześniejszym etapie obrotu, jak stanowi lit. a) tego artykułu, owe towary lub usługi powinny być dostarczone przez innego podatnika.
Ponadto zgodnie z art. 167 dyrektywy 2006/112/WE prawo do odliczenia powstaje w momencie, gdy podatek, który podlega odliczeniu, staje się wymagalny, a podatek staje się wymagalny zgodnie z art. 63 tej dyrektywy w momencie dostarczenia towarów lub wykonania usług. Wynika z tego, że prawo do odliczenia jest co do zasady uzależnione od udowodnienia, że transakcja faktycznie miała miejsce (zob. podobnie wyroki TSUE: z 26.05.2005 r., António Jorge, C-536/03, EU:C:2005:323, pkt 24, 25; z 27.06.2018 r., SGI i Valériane, C-459/17 i C-460/17, EU:C:2018:501, pkt 34, 35; z 29.09.2022 r., Raiffeisen Leasing, C 235/21, EU:C:2022:739, pkt 40). Zatem, jeżeli brak jest faktycznej dostawy towarów lub faktycznego świadczenia usług, nie może powstać żadne prawo do odliczenia.
Formalne przesłanki prawa do odliczenia zawarte są w art. 178 lit. a) dyrektywy 2006/112/WE, zgodnie z którym: „W celu skorzystania z prawa do odliczenia, podatnik musi spełnić następujące warunki: a) w celu dokonania odliczenia, o którym mowa w art. 168 lit. a), w odniesieniu do dostaw towarów lub świadczenia usług, musi posiadać fakturę sporządzoną zgodnie z tytułem XI rozdział 3 sekcje 3-6 (…)”.
Podstawowym warunkiem formalnym jest więc posiadanie prawidłowo wystawionej faktury. Niemniej jednak, orzecznictwo sądów administracyjnych oraz przede wszystkim Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej pozwala uznać za prawidłową tezę, że faktura może być oznaczona przez nabywcę jako „rachunek”, a jeżeli będzie zawierać wymagane przez przepisy o VAT dane, to dokument ten i tak będzie uważany za fakturę. Takim dokumentem może być także umowa, która dawać będzie nabywcy prawo do odliczenia VAT naliczonego, jeśli będzie zawierać wszystkie dane wymagane dla faktury i jeśli spełnione będą przesłanki materialne odliczenia. W wyroku z 29.09.2022 r., C-235/21, Raiffeisen Leasing, trgovina in leasing d.o.o., EU:C:2022:739, TSUE doszedł do wniosku, że art. 203 dyrektywy 2006/112/WE należy interpretować w ten sposób, że umowę zbycia i leasingu zwrotnego, po zawarciu której strony nie wystawiły faktury, można uznać za fakturę w rozumieniu tego przepisu, w przypadku gdy umowa ta zawiera wszystkie informacje niezbędne do tego, by organ podatkowy państwa członkowskiego mógł ustalić, czy materialne przesłanki prawa do odliczenia podatku od wartości dodanej zostały w danym wypadku spełnione, czego zbadanie należy do sądu odsyłającego. Mając na uwadze wyrok TSUE w sprawie C-235/21, a także fakt, że każdy dokument zawierający dane niezbędne dla faktury może być za taką uznany, WSA w Bydgoszczy w nieprawomocnym wyroku z 10.01.2023 r., I SA/Bd 592/22, LEX nr 3490179, uznał, że akt notarialny, w którym strony złożyły zgodne oświadczenie o zamiarze opodatkowania transakcji może być uznany za fakturę dającą w pewnych szczególnych uwarunkowaniach kupującemu prawo do odliczenia VAT naliczonego (zob. A. Tarka, Odliczenie VAT nie tylko na podstawie faktury. Fiskus przyjmie akt notarialny, „Rzeczpospolita” z 24.01.2023 r. Zob. także nieprawomocny wyrok WSA we Wrocławiu z 22.02.2024 r., I SĄ/Wr 713/23, LEX nr 3698160).
Wskazać jednak należy, że w Polsce wciąż faktura (lub dokument zawierający wszystkie dane obligatoryjnie wymagane dla faktury) stanowi podstawę odliczenia VAT. Bez faktury odliczyć VAT nie można, np. na podstawie dokumentu w ogóle nieadresowanego do odbiorcy, a wystawionego przez sprzedawcę (np. protokołu, w którym sprzedawca występuje jako sprzedawca i kupujący zarazem, i który ma unieważnić/skorygować fakturę, a jednocześnie uniemożliwia korektę pierwotnej faktury w postaci użytecznej dla odbiorcy) (Por. wyrok TSUE z 21.11.2024 r., C-624/23, „SEM Remont” EOOD przeciwko Direktor na Direktsia „Obzhalvane i danachno-osiguritelna praktika” Varna pri Tsentralno upravlenie na Natsionalnata agentsia za prihodite). Niemniej jednak, jak wynika z najnowszych interpretacji indywidualnych DKIS, podatnik zachowa również prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z faktur zakupowych wystawionych przez dostawców i odebranych przez podatnika – wbrew obowiązkowi – bez użycia KSeF.
Do takiej sytuacji odniósł się DKIS w interpretacji indywidualnej z 9.01.2026 r., sygn. 0111-KDIB3-1.4012.863.2025.1.MG. W sprawie tej stwierdzono, że spółce jako czynnemu podatnikowi VAT będzie przysługiwało – na podstawie art. 86 ust. 1 bądź art. 86 ust. 1 pkt 8 ustawy o VAT – prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych wbrew obowiązkowi bez użycia KSeF, wykorzystywanych przez Spółkę do czynności opodatkowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. W ocenie DKIS, wystawienie faktur zakupowych wbrew obowiązkowi użycia KSeF, nie pozbawia spółki prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy o VAT.
Prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia KSeF nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego. Zatem, w analizowanej sprawie należy stwierdzić, że Spółce będzie przysługiwać prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z faktur zakupowych wystawionych na Spółkę przez dostawców i odebranych przez Spółkę – wbrew obowiązkowi – bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, przy założeniu, że spełnione będą pozostałe warunki uprawniające Spółkę do skorzystania z prawa do odliczenia podatku naliczonego.
Mając na uwadze powyższe, w ocenie Wnioskodawcy faktura elektroniczna lub faktura papierowa, wystawiana na dotychczasowych zasadach (poza KSeF) przez dostawcę lub usługodawcę, który od 1.02.2026 r. ma obowiązek wystawiania faktur w KSeF, będzie dawała Spółce prawo do odliczenia VAT naliczonego.
Ocena stanowiska
Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.
Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:
W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.
Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:
Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:
a) nabycia towarów i usług,
b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.
Jak wynika z powyższych przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).
Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.
Według art. 86 ust. 10 ustawy:
Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.
Z art. 86 ust. 10b ustawy wynika:
Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w:
1) ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a – powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny;
2) ust. 2 pkt 4 lit. c – powstaje zgodnie z ust. 10, pod warunkiem że podatnik:
a) (uchylona),
b) uwzględni kwotę podatku należnego z tytułu wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów w deklaracji podatkowej, w której jest on obowiązany rozliczyć ten podatek;
3) ust. 2 pkt 4 lit. a, b i d – powstaje zgodnie z ust. 10, pod warunkiem że podatnik uwzględni kwotę podatku należnego z tytułu tych transakcji w deklaracji podatkowej, w której jest on obowiązany rozliczyć ten podatek.
Ponadto, w myśl art. 86 ust. 11 ustawy:
Jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, 10d i 10e, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 99 ust. 2 i 3, w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.
W świetle art. 86 ust. 13 ustawy:
Jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w terminach, o których mowa w ust. 10, 10d, 10e i 11, może on obniżyć kwotę podatku należnego przez dokonanie korekty deklaracji podatkowej:
1) za okres, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, albo
2) za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 99 ust. 2 i 3, za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych, po okresie rozliczeniowym, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego
– nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego.
Podkreślić należy, że ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.
W myśl art. 88 ust. 3a ustawy:
Nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy:
1) sprzedaż została udokumentowana fakturami lub fakturami korygującymi:
a) wystawionymi przez podmiot nieistniejący;
b) (uchylona)
2) transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku
3) (uchylony)
4) wystawione faktury, faktury korygujące lub dokumenty celne:
a) stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane – w części dotyczącej tych czynności,
b) podają kwoty niezgodne z rzeczywistością – w części dotyczącej tych pozycji, dla których podane zostały kwoty niezgodne z rzeczywistością,
c) potwierdzają czynności, do których mają zastosowanie przepisy art. 58 i 83 Kodeksu cywilnego – w części dotyczącej tych czynności;
5) faktury, faktury korygujące wystawione przez nabywcę zgodnie z odrębnymi przepisami nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego;
6) (uchylony)
7) wystawiono faktury, w których została wykazana kwota podatku w stosunku do czynności opodatkowanych, dla których nie wykazuje się kwoty podatku na fakturze – w części dotyczącej tych czynności.
W oparciu o art. 88 ust. 4 ustawy:
Obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się również do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7.
Zgodnie z powyższą regulacją, z prawa do odliczenia podatku skorzystać mogą wyłącznie podatnicy, którzy są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni.
Stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy:
Podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.
W świetle art. 15 ust. 2 ustawy:
Działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.
Ponadto, zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:
Podatnik jest zobowiązany wystawić fakturę dokumentującą:
1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2) wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a
3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1
4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:
a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,
c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.
Faktura jest dokumentem wystawianym dla potrzeb dokumentowania czynności podlegających opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług. Dane, które powinna zawierać faktura zostały określone w art. 106e ust. 1 ustawy:
Faktura powinna zawierać:
1) datę wystawienia;
2) kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
3) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
4) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a oraz pkt 25;
5) numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b, pkt 26 i 27 ;
6) datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
7) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
8) miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
9) cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
10) kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
11) wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
12) stawkę podatku albo stawkę podatku od wartości dodanej w przypadku korzystania z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 6a, 7 i 9;
13) sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
14) kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
15) kwotę należności ogółem (…).
Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że:
Ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.
Na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy:
Ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze elektronicznej – rozumie się przez to fakturę w postaci elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.
Według art. 2 pkt 32a ustawy:
Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze ustrukturyzowanej – rozumie się przez to fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie
Stosownie do art. 106ga ust. 1 ustawy obowiązującego od 1 lutego 2026 r.:
Podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e‑Faktur.
Na podstawie art. 106ga ust. 2 ustawy obowiązującego od 1 lutego 2026 r.:
Obowiązek, o którym mowa w ust. 1, nie dotyczy wystawiania faktur:
1) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
2) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;
3) przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;
4) na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;
5) w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s;
6) przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1.
Art. 106ga ust. 4 ustawy obowiązujący od 1 lutego 2026 r. stanowi:
W przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 1, 2 i 4, podatnicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane.
W myśl art. 106gb ustawy obowiązującego od 1 lutego 2026 r.:
1. Faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
2. Oprogramowanie interfejsowe, o którym mowa w ust. 1, jest dostępne na stronie, której adres jest podany w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych.
3. Dostęp do faktury ustrukturyzowanej, faktur, o których mowa w art. 106nda ust. 1, art. 106nf ust. 1 i art. 106nh ust. 1, po przesłaniu ich do Krajowego Systemu e-Faktur, oraz faktury VAT RR i faktury VAT RR KOREKTA wystawionych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, bez konieczności uwierzytelniania, o którym mowa w art. 106nb, jest możliwy za pośrednictwem kodu, o którym mowa w ust. 5, po podaniu danych umożliwiających zidentyfikowanie tej faktury.
4. W przypadku gdy:
1) miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego lub
2) nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, lub
3) nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę, lub
4) nabywcą jest podatnik korzystający ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1, lub
5) nabywcą jest podmiot, który nie posługuje się numerem, za pomocą którego jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, ani numerem identyfikacji podatkowej, inny niż nabywca, o którym mowa w pkt 1-3 i 6, lub
6) nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej
– faktura ustrukturyzowana jest udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony.
5. Podatnik jest obowiązany do oznaczenia faktury ustrukturyzowanej kodem umożliwiającym dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur oraz umożliwiającym weryfikację danych zawartych na tej fakturze, w przypadku:
1) udostępnienia jej nabywcy, o którym mowa w ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, lub
2) użycia tej faktury poza Krajowym Systemem e-Faktur.
5a. Do oznaczania faktury ustrukturyzowanej kodem, o którym mowa w ust. 5, jest obowiązany również podmiot inny niż podatnik – w przypadku użycia tej faktury poza Krajowym Systemem e-Faktur.
6. W przypadku gdy faktura ustrukturyzowana jest wystawiana na rzecz nabywcy, o którym mowa w ust. 4 pkt 5 i 6, i jest otrzymywana przez tego nabywcę przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, podatnik jest obowiązany zapewnić temu nabywcy dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur poprzez podanie kodu, o którym mowa w ust. 5, oraz danych umożliwiających zidentyfikowanie tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur.
7. Ustrukturyzowaną fakturę elektroniczną, o której mowa w ustawie z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (Dz.U. z 2020 r. poz. 1666 oraz z 2023 r. poz. 1598), przesłaną przy użyciu platformy w rozumieniu art. 1 pkt 1 tej ustawy lub systemu teleinformatycznego obsługiwanego przez OpenPEPPOL w rozumieniu art. 2 pkt 2 tej ustawy, spełniającą wymagania określone w normie europejskiej, o której mowa w art. 9 ust. 1 tej ustawy, po przesłaniu do Krajowego Systemu e-Faktur i przydzieleniu numeru identyfikującego fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur, uznaje się za fakturę ustrukturyzowaną.
8. Minister właściwy do spraw finansów publicznych udostępnia na elektronicznej platformie usług administracji publicznej wzór faktury ustrukturyzowanej.
Z art. 106na ustawy obowiązującego od 1 lutego 2026 r. wynika, że:
1. Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur.
2. Uchylony.
3. Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.
4. W przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę.
Zgodnie z art. 106m ust. 1 ustawy obowiązującym od 1 lutego 2026 r.:
Krajowy System e-Faktur zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury ustrukturyzowanej.
W świetle art. 106m ust. 1a ustawy obowiązującego od 1 lutego 2026 r.:
W przypadku faktury innej niż faktura ustrukturyzowana podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności tej faktury.
Jak stanowi art. 108 ust. 1 ustawy:
W przypadku gdy osoba prawna, jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej lub osoba fizyczna wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku, jest obowiązana do jego zapłaty.
W tym miejscu wskazać należy, że obowiązek zapłaty podatku wynikający z wyżej cytowanego art. 108 ust. 1 ustawy – poza sytuacją dotyczącą udokumentowania fakturą czynności niepodlegającej opodatkowaniu VAT, czy też czynności, która w ogóle nie została zrealizowana (tzw. pusta faktura) – może wystąpić również, jeżeli podatnik wystawi kilka faktur dokumentujących tę samą czynność. Jeżeli bowiem dokonana przez podatnika na rzecz kontrahenta czynność opodatkowana VAT zostanie udokumentowana dwoma różnymi fakturami, to co do zasady podatnik będzie obowiązany do zapłaty wykazanego podwójnie podatku (za tę samą czynność opodatkowaną).
Z opisu sprawy wynika, że będąc zarejestrowanym podatnikiem podatku akcyzowego, czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług są Państwo:
– producentem piwa, innych napojów alkoholowych oraz bezalkoholowych, posiadaczem zezwolenia na prowadzenie składu podatkowego;
– podmiotem wprowadzającym napoje na rynek krajowy w rozumieniu ustawy o zdrowiu publicznym.
Rozważają Państwo wdrożenie zasady generalnego udostępniania wszystkim odbiorcom wizualizacji faktur ustrukturyzowanych z kodem QR, niezależnie od wystawiania ich w KSeF. Zasada ta przyspieszyć ma proces uzyskiwania płatności. Istnieje bowiem obawa, że kontrahenci z przyzwyczajenia lub innych pobudek szybciej będą płacić otrzymywane w dotychczasowej ścieżce komunikacji faktury, niż faktury ustrukturyzowane wystawione w KSeF. Wizualizacja faktury ustrukturyzowanej będzie jej wiernym odzwierciedleniem w postaci pliku PDF, a więc będzie zawierała także numer faktury ustrukturyzowanej nadany jej przez KSeF. Ponadto, uzyskują Państwo informacje od niektórych swoich kontrahentów, że mimo takiego obowiązku nie będą oni gotowi z wdrożeniem w swoich organizacjach KSeF już od 1.02.2026 r. Do czasu wdrożenia w swoich organizacjach KSeF ww. kontrahenci (dostawcy i usługodawcy) będą wystawiać Państwu faktury na dotychczasowych zasadach, tj. faktury elektroniczne lub papierowe, które odnoszą się do zakupów związanych z działalnością opodatkowaną i spełniające przesłanki 100% odliczenia VAT na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy.
Przechodząc do kwestii objętej zakresem pytania nr 1 wskazać należy, że w omawianej sprawie konieczne jest ustalenie, czy wystawiane przez Państwa wizualizacje faktur ustrukturyzowanych w postaci pliku PDF stanowią odrębne faktury dokumentujące tę samą sprzedaż, czy też są egzemplarzami tej samej faktury wystawionej w ramach KSeF.
W tym miejscu należy zauważyć, że faktury ustrukturyzowane przyjmują format XML zgodny ze strukturą logiczną FA(3). Natomiast udostępnienie tych faktur poza KSeF wymaga dokonania wizualizacji plików XML w czytelnym dla odbiorcy formacie.
Podkreślić należy, że o sposobie prezentacji poszczególnych danych w wizualizacji faktury decyduje jej wystawca. Biorąc jednak pod uwagę, że faktura w formie zwizualizowanej jest pochodną przesłanego do KSeF pliku XML, należy zadbać o:
· jej spójność w porównaniu do zawartości pliku XML faktury przesłanego do KSeF,
· czytelność dokumentu, poprzez odpowiedni, logiczny układ danych w wizualizacji,
· brak sprzeczności pomiędzy zawartością pliku XML przesłanego do KSeF, przyjętego przez system a treścią wizualizacji.
W tym miejscu zaznaczyć należy, że zgodnie z art. 106gb ust. 5 pkt 2 ustawy, w przypadku użycia faktury ustrukturyzowanej poza KSeF, wystawca faktury jest obowiązany do oznaczenia takiej faktury (wizualizacji) kodem umożliwiającym dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur oraz umożliwiającym weryfikację danych zawartych na tej fakturze.
W okolicznościach niniejszej sprawy wskazali Państwo, że wizualizacja faktury ustrukturyzowanej będzie jej wiernym odzwierciedleniem w postaci pliku PDF, a więc będzie zawierała także numer faktury ustrukturyzowanej nadany jej przez KSeF. Ponadto, z opisu sprawy wynika, że udostępniona odbiorcom wizualizacja faktur ustrukturyzowanych będzie opatrzona kodem QR.
Należy ponownie zaznaczyć, że w kontekście wizualizacji faktury ustrukturyzowanej istotne jest, aby informacje zawarte w wizualizacji nie zaburzyły w jakimkolwiek stopniu czytelności dokumentu.
W świetle zatem powołanych wyżej przepisów zaznaczyć należy, że przekazywane przez Państwa kontrahentom wygenerowane w PDF wizualizacje faktur ustrukturyzowanych muszą odzwierciedlać wszystkie informacje zawarte w pliku xml. Na wizualizacji umieszczane powinny być dane, które pozostają spójne z danymi zawartymi w fakturze wystawionej za pomocą Krajowego systemu e-Faktur. Wizualizacja powinna także zawierać te elementy, które zawierają faktury wystawione przy użyciu KSeF, tj. dane na wizualizacji faktury powinny odzwierciedlać wszystkie informacje zawarte w systemie w KSeF w pliku xml. Warto podkreślić, że w przekazywanej nabywcy fakturze w stosunku do zawartości wystawionej w KSeF faktury (pliku xml) nie mogą wystąpić sprzeczności. Wizualizacja e-faktury nie powinna zawierać dodatkowych informacji dotyczących przedmiotu transakcji, które nie zostały zawarte w treści faktury ustrukturyzowanej.
W związku z powyższym skoro w analizowanej sprawie wizualizacja faktur ustrukturyzowanych z kodem QR będzie ich wiernym odzwierciedleniem, to uznać należy, że udostępniane w postaci pliku PDF wizualizacje faktur przesyłanych do KSeF stanowić będzie udostępnienie faktur w formacie XML poza KSeF.
Mając zatem na uwadze powołane przepisy prawa oraz przedstawiony opis sprawy należy stwierdzić, że wygenerowane w PDF wizualizacje faktur ustrukturyzowanych z kodem QR przekazywane przez Państwa kontrahentom będą stanowiły faktury ustrukturyzowane użyte poza KSeF zgodnie z art. 106gb ust. 5 pkt 2 ustawy i należy je traktować jako kolejne egzemplarze wystawionych przy użyciu KSeF faktur.
W konsekwencji uznać należy, że wygenerowane w PDF wizualizacje faktur ustrukturyzowanych z kodem QR nie będą rodzić obowiązku zapłaty podatku z nich wynikającego w trybie art. 108 ust. 1 ustawy.
Przy czym zaznaczenia wymaga, że weryfikacji w zakresie tego, czy mamy do czynienia z inną fakturą czy też z kolejnym egzemplarzem tej samej faktury w kontekście zastosowania art. 108 ust. 1 ustawy może dokonać właściwy organ podatkowy w ramach prowadzonego postępowania podatkowego.
Wobec powyższego Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 1 należało uznać za prawidłowe.
Przechodząc do kwestii objętej zakresem pytania nr 2 wskazać należy, że jedną z fundamentalnych zasad konstrukcji podatku od towarów i usług jest prawo podatnika do odliczenia podatku zapłaconego w cenie przy nabyciu towarów i usług związanych z działalnością gospodarczą. Podstawowa zasada wspólnego systemu VAT, jaką jest zasada neutralności podatku, jest rozumiana jako stosowanie podatku od towarów i usług na wszystkich etapach obrotu gospodarczego z równoczesnym prawem do potrącenia podatku zawartego w poprzedniej fazie obrotu. Wszelkie ograniczenia prawa do odliczenia podatku naliczonego wpływają na neutralność tego podatku i mogą wynikać jedynie z wyraźnej regulacji ustawowej.
Analiza powołanego art. 88 ustawy prowadzi do wniosku, że w dyspozycji tego przepisu, jako przesłanki wyłączającej prawo nabywcy (podatnika) do odliczenia podatku naliczonego, nie ujęto przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, które zostały wystawione wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur.
Należy wskazać, że celem faktury jest przede wszystkim udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych, zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. Z powyższego wynika, że o prawidłowości faktur wystawianych i otrzymywanych przez podatników powinny decydować przede wszystkim ustalenia, czy dokumenty te potwierdzają rzeczywiste transakcje handlowe między określonymi podmiotami.
W tym miejscu należy jeszcze raz wskazać, że prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury uzależnione jest od spełnienia warunków wynikających z przepisu art. 86 ust. 1 ustawy, a także od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy . Przepis art. 88 ustawy enumeratywnie określa listę przypadków, w których podatnik został pozbawiony prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Jednakże nie wymienia opisanego we wniosku przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, wystawionych wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur jako przesłanki negatywnej, powodującej utratę prawa do odliczenia podatku naliczonego (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze).
Przy czym podkreślić należy, że wprowadzenie obowiązkowego fakturowania w systemie KSeF nie zmienia zasad związanych z odliczeniem podatku naliczonego przez nabywców. Zatem jeśli jednak nabywca otrzyma fakturę wystawioną przez swojego dostawcę (który jest objęty obligatoryjnym KSeF) poza systemem KSeF (a więc otrzyma wadliwie wystawiony dokument), to będzie mógł odliczyć podatek naliczony wynikający z takiej faktury, pod warunkiem spełnienia pozostałych, materialnych przesłanek uprawniających do odliczenia podatku naliczonego. Prawo do odliczenia podatku naliczonego nie jest prawem samoistnym, lecz jest to prawo warunkowe, tzn. nie wynika ono z samego faktu posiadania faktury, lecz z faktu rzeczywistego przeprowadzenia transakcji skutkującej nabyciem towaru lub usługi przez podmiot widniejący na fakturze jako nabywca. Faktura powinna więc prawidłowo odzwierciedlać zdarzenie gospodarcze zarówno pod względem przedmiotowym, jak i podmiotowym. Dla celów skorzystania z prawa do odliczenia istotna jest bowiem prawidłowość materialna faktury, która musi potwierdzać, że w rzeczywistości doszło do dostawy towarów lub świadczenia usług pomiędzy konkretnymi podmiotami w niej wskazanymi, w zakresie ściśle określonego towaru lub usługi oraz w zakresie ilości danego towaru lub usługi.
Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że jako czynnemu podatnikowi podatku VAT będzie Państwu przysługiwało – na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy – prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, wykorzystywanych przez Państwa do czynności opodatkowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Wystawienie faktur zakupowych wbrew obowiązkowi użycia Krajowego Systemu e-Faktur, nie pozbawia Państwa prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy .
Zatem w analizowanej sprawie należy stwierdzić, że będzie przysługiwało Państwu prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tych faktur zakupowych wystawionych na Państwa rzecz przez kontrahentów w przypadku, gdy wbrew obowiązkowi faktury zakupowe, z których będzie wynikał VAT naliczony, zostaną wystawione bez użycia KSeF, przy założeniu, że spełnione będą pozostałe warunki uprawniające Państwa do skorzystania z prawa do odliczenia podatku naliczonego.
Tym samym Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 2 należało uznać za prawidłowe.
Należy jednakże zauważyć, że zasadniczo korzystanie z faktur poza KSeF powinno być wyjątkiem i powinno ono ograniczać się jedynie do sytuacji przewidzianych w ustawie i przepisach wykonawczych wydanych na jej podstawie.
Dodatkowe informacje
Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.
Wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem Państwa wniosku (zapytania). Inne kwestie, które nie zostały objęte pytaniami, nie mogą być – zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej – rozpatrzone.
Zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Jestem ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Ponoszą Państwo ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu sprawy. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty opis sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem sprawy podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, wydana interpretacja traci swą aktualność.
Jednocześnie podkreślam, że niniejsza interpretacja została wydana na podstawie przedstawionego we wniosku opisu sprawy co oznacza, że w przypadku gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.
W odniesieniu do powołanych przez Państwa interpretacji indywidualnych, należy zauważyć, że interpretacje przepisów prawa podatkowego wydawane są w indywidualnych sprawach podatników i niewątpliwie kształtują sytuację prawną tych podatników w sprawach będących przedmiotem rozstrzygnięcia, lecz dotyczą konkretnych stanów faktycznych i nie mają mocy prawa powszechnie obowiązującego co oznacza, że należy je traktować indywidualnie. W konsekwencji powołane interpretacje nie mogą stanowić podstawy do rozstrzygnięcia w rozpatrywanej sprawie.
Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
· Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem sprawy i zastosują się Państwo do interpretacji.
· Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
1) z zastosowaniem art. 119a;
2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
· Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.
Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):
· w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA),
albo
· w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).
Podstawa prawna dla wydania interpretacji
Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.
Źródło: https://eureka.mf.gov.pl/
