Wejście w życie Krajowego Systemu e-Faktur zrewolucjonizuje obieg dokumentów w firmach. Jednak jak każde rozwiązanie ma swoje mocne i słabe strony. To z kolei powoduje szereg pytań i wątpliwości bowiem KSeF wprowadza kolejne oznaczenie faktur jakim jest m.in. numer KSeF.
Czym jest numer KSeF faktury?
Każda faktura, która zostanie wysłana i przyjęta przez Krajowy System e-Faktur będzie posiadała numer KSeF czy inaczej mówiąc KSeF ID. Jest to nic innego jak ciąg znaków identyfikujących fakturę. Co ważne, numer KSeF widoczny będzie zarówno w Krajowym Systemie e-Faktur, jak również na UPO czyli Urzędowym Poświadczeniu Odbioru dokumentu, które generowane jest do każdej faktury przez system KSeF.
WAŻNE!
Zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT, numerem identyfikującym fakturę w obrocie gospodarczym nie jest numer KSeF, tylko numer faktury nadany przez wystawcę faktury w ramach danej serii, czyli jest to tak jak dotychczas widoczny numer na fakturze. Numer KSeF nie jest obowiązkowym elementem faktury.
Numer KSeF nie jest wykazywany w strukturze XML faktury. W polu P_2 struktury XML wykazywany jest numer faktury nadany w ramach danej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę.
WAŻNE!
Faktury wystawione w KSeF będą posiadały dwa numery – numer KSeF nadany przez Krajowy System e-Faktur oraz numer faktury nadawany w ramach serii przez sprzedawcę w systemie do wystawiania faktur.
Z czego składa się numer KSeF?
Numer KSeF składa się z 35 znaków obejmujących: NIP wystawcy, datę wystawienia faktury oraz numery identyfikujące nadawane przez system KSeF.
Źródło: Podręcznik KSeF 2.0 Cz. II Wystawianie i otrzymywanie faktur w KSeF
Co do zasady, NIP sprzedawcy to ciąg 10 cyfr, które są unikalne i identyfikujące przedsiębiorcę. Warto jednak pamiętać, że w KSeF nie znajdują się tylko standardowe faktury kupna-sprzedaży, które wystawiane są każdego dnia.
Jeżeli faktura wystawiana jest w trybie samofakturowania to numer KSeF zamiast numeru NIP sprzedawcy będzie zawierał NIP nabywcy. Analogicznie, jeżeli podatnik VAT czynny będzie wystawiał fakturę VAT RR to również jego NIP będzie widniał w numerze KSeF.
W sytuacji gdy faktura będzie wystawiana przez komornika sądowego lub organ egzekucyjny bądź przedstawiciela podatkowego, numer KSeF będzie zawierał odpowiednio NIP podmiotu wystawiającego fakturę.
Analogicznie, jeżeli faktura wystawiana będzie przez jednostkę podrzędną jednostce samorządu terytorialnego (JST) lub przez członka grupy VAT (GV) w imieniu tej grupy, to numer KSeF będzie zawierał odpowiednio NIP podmiotu wystawiającego fakturę.
Numer KSeF zawiera również datę przesłania faktury do KSeF. W tym przypadku chodzi o datę rozpoczęcia sesji wysyłkowej faktury do KSeF. Jak czytamy w pytaniach i odpowiedziach dotyczących KSeF na stronie Ministerstwa Finansów: “„Przesłanie faktury” to zainicjowanie wysyłki pliku w ramach otwartej sesji i jego rejestracja na bramce. Jeśli plik jest poprawny, to otrzyma numer KSeF. Jeśli plik ma błędy, system odrzuci go i faktura nie zostanie wystawiona — wtedy trzeba go poprawić i wysłać ponownie.”
Przykład
Wystawiłeś/aś fakturę w dniu 1 lutego 2026 roku i wysłałeś/aś ją do KSeF o godz. 23:59. Faktura została zarejestrowana na bramce w dniu 1 lutego 2026 roku, ale przetworzona przez KSeF została w dniu 2 lutego 2026 roku. UPO możliwe jest do pobrania dopiero 2 lutego 2026 roku. Oznacza to, że numer KSeF widoczny w UPO będzie zawierał datę przesłania faktury do KSeF jaką jest 1 lutego 2026 roku w formacie RRRRMMDD, czyli 20260201.
Gdzie wykorzystywany jest numer KSeF?
Można zadać sobie to pytanie, skoro numer ten nie jest wykazywany w XML faktury. Otóż ustawodawca nakazuje wykorzystywanie numeru KSeF w kilku przypadkach a mianowicie:
- na drugiej i kolejnej fakturze zaliczkowej i fakturze rozliczającej zamówienie – faktury te muszą zawierać numery KSeF poprzednich faktur zaliczkowych,
- na fakturze korygującej – musi zawierać numer KSeF faktury pierwotnej, której korekta dotyczy,
- w pliku JPK_V7 – wykazane faktury sprzedaży i zakupu będą musiały posiadać numer KSeF w strukturze XML pliku JPK,
- w pliku JPK_KR_PD – czyli w strukturze pliku JPK dla ksiąg rachunkowych.
Dodatkowo, od 1 stycznia 2027 roku, numer KSeF będzie musiał być uwzględniony w sytuacji:
- płatności w mechanizmie podzielonej płatności – komunikat przelewu będzie zawierał numer KSeF faktury, której płatność dotyczy,
- standardowej płatności za fakturę pomiędzy czynnymi podatnikami VAT – w tytule przelewu należy wskazać numer KSeF faktury, której płatność dotyczy.
Numer KSeF na fakturze w trybie online i offline
W KSeF faktury wystawiane są w dwóch trybach – online i offline. Przy czym tryb offline dzieli się na tryb offline24 (stosowany dowolnie przez przedsiębiorcę), tryb awarii i tryb niedostępności KSeF. Dwa ostatnie tryby offline związane są z problemami z dostępem do KSeF po stronie ministerstwa.
WAŻNE!
Jeżeli faktura wystawiana jest w trybie online i zostanie przekazana kontrahentowi np. w formie PDF to powinna zostać oznaczona dodatkowo kodem QR. Pod kodem QR powinien znaleźć się numer KSeF faktury. Numer KSeF na fakturze pozwala nabywcy na weryfikację autentyczności wystawionej faktury.
Jeżeli faktura wystawiona jest w trybie offline24, to przekazana nabywcy wizualizacja dokumentu nie będzie posiadała numeru KSeF. Tak wystawiona faktura posiada dwa kody QR – jeden identyfikujący fakturę w KSeF i drugi o charakterze uwierzytelniającego certyfikatu. Co ważne, przedsiębiorca ma obowiązek wysyłki faktury do KSeF wystawionej w trybie offline24 w ciągu 1 dnia roboczego. Jeżeli po wysyłce faktury do KSeF i przyjęciu jej przez system przedsiębiorca będzie chciał przekazać klientowi wystawioną fakturę to na wizualizacji dokumentu powinien pojawić się kod QR oraz nadany numer KSeF faktury.
Szczegółowe omówienie kwestii związanych z kodami QR w KSeF i uprawnieniami w artykule: Kody weryfikujące w KSeF i certyfikaty, czyli czym są kody QR?
