KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur jest środowiskiem, w którym znajdują się faktury sprzedaży i zakupów. Jednak nie każda wystawiona faktura, będzie musiała być przesłana do KSeF. Otóż faktura w KSeF to wyłącznie tzw. faktura ustrukturyzowana. W Krajowym Systemie e-Faktur nie będą dostępne faktury elektroniczne w formie np. PDF wystawiane dotychczas przez podatników. W artykule przeczytasz o tym, czym jest faktura elektroniczna i faktura ustrukturyzowana oraz jakie są najważniejsze zasady wystawiania faktury w KSeF.
Faktura elektroniczna a faktura ustrukturyzowana
Zanim przejdziemy do tematu jakim jest “Faktura w KSeF” wyjaśnijmy o co chodzi z fakturami ustrukturyzowanymi. Prowadząc sprzedaż towarów lub usług na rzecz innych przedsiębiorców wystawiasz faktury. Analogicznie, jeżeli kupujesz towary lub usługi na cele firmowe otrzymujesz faktury. Nie ma znaczenia, czy jesteś czynnym podatnikiem VAT czy podatnikiem VAT zwolnionym – w obrocie gospodarczym posługujesz się fakturami (lub rachunkami ale w kontekście KSeF skupiamy się na fakturach).
Czym różni się faktura elektroniczna od faktury ustrukturyzowanej? Przede wszystkim tym, że faktura ustrukturyzowana znajduje się w KSeF, w przeciwieństwie do faktury elektronicznej lub papierowej. Oznacza to, że jest utworzona w systemie do wystawiania faktur a następnie przesłana do Krajowego Systemu e-Faktur skąd nabywca może pobrać taką fakturę. Natomiast faktura elektroniczna to dokument utworzony w systemie do wystawiania faktur i przykładowo wysłana do klienta mailowo jako załącznik PDF.
WAŻNE!
Faktura w KSeF to faktura ustrukturyzowana, czyli zgodna ze strukturą logiczną FA(3) w formacie XML, posiadająca numer KSeF i wystawiona i otrzymana za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur. Więcej o numerze KSeF na fakturze znajdziesz w artykule: Numer KSeF a numer faktury – czym się różnią?
Jakie dokumenty znajdują się w KSeF?
Łatwo powiedzieć, że w KSeF znajdują się po prostu faktury. Jednak warto wiedzieć jakie rodzaje dokumentów mogą być przetwarzane w Krajowym Systemie e-Faktur bowiem są to:
- faktura VAT,
- faktura bez VAT,
- faktura zaliczkowa i końcowa,
- faktura VAT RR,
- faktura VAT marża,
- faktura korygująca,
- faktura dotycząca transakcji zagranicznych takich jak WDT, eksport usług, czy eksport towarów,
- faktury wystawione na zasadzie “samofakturowania”.
WAŻNE!
W KSeF znajdują się faktury wystawione zarówno w złotówkach, jak i w walutach obcych.
WAŻNE!
W KSeF nie znajdziesz rachunków, pro form, not obciążeniowych, not uznaniowych, not korygujących, faktur wewnętrznych, dowodów wewnętrznych i załączników (w przypadku załączników chodzi tylko o te nieposiadające formy ustrukturyzowanej).
Kto może wystawić i odbierać faktury w KSeF?
Kolejnym ważnym aspektem, aby faktury były widoczne w KSeF oraz aby można było je pobrać, jest kwestia uprawnień.
WAŻNE!
Faktury w KSeF mogą być wystawiane wyłącznie przez osoby do tego uprawnione. Natomiast pobrać fakturę z KSeF mogą osoby posiadające odpowiednie uprawnienie lub te, które otrzymały fakturę z kodem QR.
Ustawodawca umożliwił wystawianie faktur w KSeF zarówno na rzecz firm jak i osób prywatnych, które nie prowadzą działalności gospodarczej. Osoba prywatna, która nabywa towary lub usługi otrzymuje od sprzedawcy dokument potwierdzający transakcję opatrzony kodem QR, który umożliwia dostęp do faktury ustrukturyzowanej. Więcej informacji o korach QR i certyfikatach KSeF w artykule: Kody weryfikujące w KSeF i certyfikaty, czyli czym są kody QR?
Data wystawienia faktury w KSeF
Jeżeli już wiemy co znajduje się w Krajowym Systemie e-Faktur i kto może wystawiać te dokumenty to kolejną ważną rzeczą jest kwestia “wystawienia faktury” a dokładniej, kiedy faktura zostanie uznana za wystawioną w KSeF?
Data wystawienia jest obowiązkowym i podstawowym elementem faktury wymienionym w art. 106e ust. 1 ustawy o VAT. Pierwotnie ustawodawca wskazywał za datę wystawienia faktury w KSeF dzień przesłania jej do KSeF. Jednak powodowało to szereg problemów i wątpliwości po stronie przedsiębiorców.
W związku z powyższym wyróżniamy dwa tryby wystawienia faktury w KSeF – tryb online oraz tryb offline24.
WAŻNE!
W trybie online faktura w KSeF uznana jest za wystawioną w dniu przesłania jej do KSeF. W trybie offline24 faktura w KSeF uznana jest za wystawioną w dniu utworzenia jej w programie do fakturowania.
Czym różni się tryb online i tryb offline24? Otóż w trybie online faktury są przesłane do KSeF tego samego dnia, w którym zostały utworzone w programie do wystawiania faktur. W przypadku trybu offline24, faktury przesyłane są do KSeF w następnym dniu roboczym po dniu utworzenia ich w programie do fakturowania. Tryb offline24 stosowany będzie w sytuacji gdy po naszej stronie jako podatnika, wystąpi problem z połączeniem z KSeF np. w przypadku braku połączenia internetowego.
WAŻNE!
Data i czas wystawienia faktur w KSeF znajduje się w UPO, czyli Urzędowym Poświadczeniu Odbioru, który jest do pobrania do każdej faktury znajdującej się w KSeF. Dodatkowo, data wystawienia faktury widoczna jest w strukturze logicznej faktury, czyli w postaci XML w polu P_1.
Jeżeli faktura wystawiona jest w trybie online to data w polu P_1 jest datą utworzenia i przesłania do KSeF, czyli jest to data wystawienia faktury w KSeF.
Jeżeli faktura wystawiona jest w trybie offline24 to data w polu P_1 jest datą utworzenia faktury w systemie do fakturowania i będzie inna niż data przesłania faktury do KSeF. Wtedy datą wystawienia faktury jest ta z pola P_1 a nie data przesłania jej do KSeF.
Przykład
W dniu 1 lutego 2026 roku wystawiłeś/aś fakturę VAT i tego samego dnia wysłałeś/aś ją do KSeF, gdzie został nadany numer faktury w KSeF. W związku z tym faktura wystawiona została 1 lutego 2026 roku i taka data będzie widniała w polu P_1 struktury logicznej.
Przykład
W dniu 1 lutego 2026 roku wystawiłeś/aś fakturę VAT i następnego dnia wysłałeś/aś ją do KSeF gdzie został nadany numer faktury w KSeF. W związku z tym faktura wystawiona została 1 lutego 2026 roku i taka data będzie widniała w polu P_1 struktury logicznej, a faktura w KSeF będzie dostępna dopiero 2 lutego 2026 roku.
Przykład
W dniu 1 lutego 2026 roku wystawiłeś/aś fakturę VAT i tego samego dnia wysłałeś/aś ją do KSeF. Numer KSeF został nadany fakturze dopiero w dniu 2 lutego 2026 roku. W takiej sytuacji uznaje się, że faktura wystawiona została 1 lutego 2026 roku i taka data będzie widniała w polu P_1 struktury logicznej.
WAŻNE!
W KSeF nie można wystawiać faktur “do przodu”, czyli z datą z przyszłości. Takie faktury będą automatycznie odrzucane przez KSeF.
Przykład
W dniu 1 lutego 2026 roku (niedziela) wystawiłeś/aś fakturę z datą 2 lutego 2026 roku i wysłałeś/aś ją do KSeF tego samego dnia. Taka faktura zostanie odrzucona na bramce KSeF, czyli nie wejdzie do KSeF ponieważ data wystawienia faktury w polu P_1 jest późniejsza niż data przesłania faktury do KSeF.
Jak anulować, usunąć lub skorygować faktury w KSeF?
W procesie wystawiania faktur często zdarzają się pomyłki wynikające z czynnika ludzkiego np. czeskie błędy. Dotychczas jeżeli faktura została wystawiona w programie do fakturowania i nie została przekazana do klienta, a więc nie weszła do obrotu prawnego, można było ją edytować i poprawić błędy.
WAŻNE!
Faktury w KSeF nie mogą być edytowane. Wszelkiego rodzaju błędy muszą być poprawiane poprzez wystawienie faktury korygującej.
Dotychczas stosowaliśmy dwa rodzaje korekt w zależności od tego czego błąd dotyczył. Od 1 lutego 2026 roku wszelkiego rodzaju błędy na fakturach będą korygowane poprzez wystawienie faktury korygującej. Oznacza to, że ustawodawca wykluczył możliwość korygowania błędów na fakturach na podstawie not korygujących.
WAŻNE!
Jeżeli faktura znajduje się w KSeF to jest to równoznaczne z tym, że została wprowadzona do obrotu prawnego. Taka faktura posiada numer KSeF i jest widoczna na koncie KSeF nabywcy wskazanego na fakturze. Nie ma w tym przypadku znaczenia, czy nabywca na fakturze jest prawidłowy. Wszystko to składa się na to, że faktura w KSeF nie może zostać usunięta ani anulowana.
Jeżeli faktura w KSeF zostanie wystawiona omyłkowo na błędnego nabywcę to rozwiązaniem jest wystawienie do niej faktury korygującej. W tym przypadku należy wystawić fakturę korygującą “do zera” na błędnego nabywcę i nową fakturę na poprawnego nabywcę. Obie faktury powinny zostać przesłane do KSeF.
Przykład
Wystawiłeś/aś fakturę na firmę XYZ, która została wysłana do KSeF i posiada numer identyfikujący ją w KSeF. Faktura ta została wystawiona błędnie ponieważ nabywcą była firma ABC. W tym przypadku aby skorygować pomyłkę należy wystawić fakturę korygującą do zera na firmę XYZ i przesłać ją do KSeF. Następnie należy wystawić nową fakturę już na firmę ABC i również przesłać ją do KSeF.
WAŻNE!
Co do zasady, faktury w KSeF nie mogą zostać anulowane lub usunięte. Jest jednak wyjątek od tej reguły – faktury są przechowywane w KSeF przez okres 10 lat od końca roku w którym zostały wystawione. Po tym czasie KSeF będzie usuwał faktury automatycznie z systemu.
