Sezon wakacyjny sprzyja nie tylko wyjazdom prywatnym, ale również służbowym. W przypadku pobytu w hotelu w celach prywatnych, jako przedsiębiorca, nie masz prawa odliczenia VAT od takiego zakupu. Faktura za hotel w tym przypadku nie może zostać również ujęta w kosztach podatkowych. Natomiast gdy realizowana usługa hotelowa ma związek z wyjazdem w celach służbowych, faktura za hotel może zostać zaksięgowana a tym samym obniżyć podatek dochodowy. Co jednak z podatkiem VAT? Sprawdźmy, jak powinna zostać rozliczona faktura za hotel w firmie!
Faktura za hotel a podatek dochodowy
Jak już wspomniałam wyżej, jeżeli pobyt w hotelu ma związek z prowadzoną działalnością a więc ma charakter służbowy, to może zostać zaksięgowana w kosztach a tym samym obniża podstawę opodatkowania i w konsekwencji zapłacimy niższy podatek dochodowy. Z czego to wynika? Otóż, zastosowanie ma w tym przypadku zasada ogólna księgowania kosztów wynikająca z definicji kosztu uzyskania przychodu (art. 22 ust. 1 ustawy o PIT).
WAŻNE!
Definicja kosztu podatkowego: “Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.” W art. 23 ustawy znajduje się katalog kosztów bezwzględnie wyłączonych z kosztów podatkowych. Koszt jaki dokumentuje faktura za hotel nie został wymieniony w tym katalogu.
Nie ma znaczenia, czy hotel położony jest w kraju czy zagranicą. Jeżeli pobyt w hotelu został udokumentowany fakturą na dane firmowe i ma związek z prowadzoną działalnością, może zostać ujęty w kosztach.
Przykład
Nawiązałeś/aś współpracę z firmą X, która posiada siedzibę działalności w drugim końcu Polski. W celu sfinalizowania umowy udałeś/aś się do siedziby kontrahenta i wykupiłeś/aś nocleg w hotelu. W tym przypadku, ze względu na to, że pobyt w hotelu ma związek z podpisaną umową, a tym samym jest związany z prowadzoną przez Ciebie działalnością, faktura za hotel może zostać ujęta w kosztach podatkowych.
WAŻNE!
Faktura za hotel powinna zostać zaksięgowana w kolumnie 13 KPiR – Pozostałe wydatki. Będąc na ryczałcie, nie ewidencjonujesz kosztów z tytułu pobytu w hotelu natomiast warto przechowywać faktury firmowe w dokumentach firmy.
WAŻNE!
Faktura za hotel powinna zostać zaksięgowana w kosztach w kwocie brutto. NIe ma znaczenia czy jesteś podatnikiem zarejestrowanym do VAT czy korzystasz ze zwolnienia z VAT. Dlaczego? Temat ten zostanie omówiony w kolejnym nagłówku.
Warto mieć również na uwadze, że faktura za hotel może być wystawiona również w innych przypadkach, niż podróż służbowa przedsiębiorcy. Prowadząc firmę, możesz wysłać w delegację pracowników lub korzystać z usług podwykonawców czy zleceniobiorców i konieczne będzie zapewnienie im noclegu. W tym przypadku, faktura za hotel wystawiona na dane Twojej firmy również może być ujęta w kosztach podatkowych. Potwierdzeniem tego postępowania jest interpretacja indywidualna z dnia 2 lipca 2024 roku o sygn. 0114-KDIP2-1.4010.267.2024.2.KW w której Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej przychyla się do stanowiska podatnika dotyczącego ujęcia wydatków na hotel w kosztach firmy, tłumacząc, że:
- koszty usługi hotelowej ponosi wnioskodawca i koszty te nie są mu zwracane,
- wydatki na usługę hotelową ponoszone są w celu szybkiej i sprawnej realizacji zleceń,
- wydatki udokumentowane są odpowiednimi fakturami,
- wydatki nie znajdują się w katalogu wyłączeń z kosztów podatkowych.
Faktura za hotel na gruncie VAT
Aby zabrać się za rozliczanie faktury za usługę hotelową na gruncie VAT, musimy w pierwszej kolejności ustalić, czy mamy prawo do odliczenia z niej podatku VAT. Przyjrzyjmy się ogólnej zasadzie odliczenia podatku VAT. Wynika ona z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT zgodnie z którym masz prawo do odliczenia VAT pod warunkiem, że towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Na pierwszy rzut oka może się wydawać, że faktura za hotel daje prawo odliczenia VAT, jeżeli ma związek z prowadzoną działalnością. Otóż nie zawsze.
WAŻNE!
Faktura za hotel uprawnia do odliczenia VAT wyłącznie w sytuacji gdy jest podstawą refaktury.
Powyższe wynika z art. 88 ust. 1 pkt 4 lit. c ustawy o VAT zgodnie z którym, obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych nabywanych w celu ich odprzedaży, opodatkowanych u tego podatnika na podstawie art. 8 ust. 2a (czyli na podstawie refaktury).
Czym jest refaktura? Jest to nic innego jak odsprzedanie zakupionej usługi osobie trzeciej. Oznacza to, że przedsiębiorca, który otrzymał fakturę za usługę hotelową, nie korzystał z niej osobiście, a jedynie pokrył koszty usługi na rzecz osoby trzeciej za co otrzyma zwrot środków.
WAŻNE!
Odliczenie VAT z faktury za hotel nie dotyczy usług nabywanych dla tzw. bezpośredniej korzyści turysty, rozliczanych w systemie VAT marża, w tym także zakupu i odsprzedaży pakietów turystycznych. Wynika to z art. 119 ust. 4 ustawy o VAT.
Przykład
W ramach prowadzonej działalności bierzesz udział w kilkudniowych targach branżowych. W związku z tym, wykupiłeś/aś usługę hotelową za którą otrzymałeś/aś fakturę wystawioną na dane swojej firmy. W związku z tym, że wydatek ma związek z prowadzoną działalnością, możesz ująć ją w kosztach. Natomiast nie przysługuje Ci prawo do odliczenia VAT w związku z tym, faktura za hotel powinna być ujęta w kolumnie 13 KPiR w kwocie brutto.
Przykład
W związku z prowadzoną działalnością korzystasz z usług firmy X. W ramach umowy masz obowiązek zagwarantować nocleg pracownikom firmy X. Z warunków umowy wynika, że firma X zobowiązała się do zwrotu poniesionych przez Ciebie kosztów noclegu. W związku z tym, jeżeli otrzymałeś/aś fakturę za hotel wystawioną na dane swojej firmy, możesz wystawić refakturę kosztów na firmę X, a tym samym odliczyć VAT z faktury za hotel i kwotę netto faktury ująć w kolumnie 13 KPiR.
Prawo do odliczenia VAT z faktury za usługi noclegowe wynika z tzw. Slim VAT o czym więcej możesz przeczytać w objaśnieniach podatkowych z 23 kwietnia 2021 roku na stronie rządowej: https://www.gov.pl/web/finanse/objasnienia-podatkowe-z-23-kwietnia-2021-r-w-zakresie-pakietu-rozwiazan-slim-vat-oraz-wybranych-rozwiazan-doprecyzowujacych-niektore-konstrukcje-vat-wprowadzonych-ustawa-z-27-listopada-2020-r-o-zmianie-ustawy-o-podatku-od-towarow-i-uslug-oraz-niektorych-innych-ustaw-dz-u-poz-2419
Faktura za hotel położony zagranicą na gruncie VAT
O ile w przypadku krajowej usługi hotelowej sprawa wydaje się być prosta, tak sytuacja zakupu usługi hotelowej zagranicznej może budzić wątpliwości. Czy nabywając taką usługę mamy do czynienia z importem usług? Otóż nie. W tym przypadku ma zastosowanie art. 28e ustawy o VAT zgodnie z którym: “Miejscem świadczenia usług związanych z nieruchomościami, w tym usług świadczonych przez rzeczoznawców, pośredników w obrocie nieruchomościami, usług zakwaterowania w hotelach lub obiektach o podobnej funkcji, takich jak ośrodki wczasowe lub miejsca przeznaczone do użytku jako kempingi, użytkowania i używania nieruchomości oraz usług przygotowywania i koordynowania prac budowlanych, takich jak usługi architektów i nadzoru budowlanego, jest miejsce położenia nieruchomości.”
WAŻNE!
Faktura za hotel wystawiona przez podmiot zagraniczny nie jest jednoznaczna z importem usług. Podatek VAT z takiej faktury należy rozliczyć w kraju położenia hotelu a więc na takiej fakturze zazwyczaj będzie już wykazany zagraniczny podatek VAT.
Warto zwrócić uwagę również uwagę, jak powinna zostać zaksięgowana w ewidencjach podatkowych faktura za hotel z zagranicznym podatkiem VAT. Otóż fiskus stoi na stanowisku, że zagraniczny podatek VAT nie powinien zostać ujmowany w kosztach podatkowych ponieważ może podlegać zwrotowi na podstawie formularza VAT-REF.
WAŻNE!
W sytuacji gdy w Polsce, podatnik nie ma prawa do odliczenia VAT z tytułu usługi noclegowej, to wyjątkowo, w kosztach będzie ujmował fakturę w kwocie brutto tak jak w przypadku faktury krajowej. Podatnikom nie przysługuje w tej sytuacji zwrot VAT w ramach formularza VAT-REF ze względu na brak prawa do odliczenia VAT w Polsce z tytułu takiej usługi.
Przykład
W ramach prowadzonej działalności otrzymałeś/aś fakturę za usługę noclegową z hotelu położonego w Niemczech. Na fakturze został wykazany niemiecki podatek VAT. W związku z tym, że hotel położony jest poza granicami Polski nie wystąpi import usług, a tym samym na gruncie VAT faktura nie będzie wykazana w ewidencjach. Taką fakturę ujmujesz wyłącznie w kolumnie 13 KPiR w kwocie brutto.
WAŻNE!
Jeżeli faktura za hotel z wykazanym zagranicznym podatkiem VAT jest podstawą refaktury to nie uwzględniasz polskiego podatku VAT. W tym przypadku należałoby zarejestrować się do VAT w kraju położenia nieruchomości, ponieważ co do zasady na refakturze powinien znaleźć się podatek VAT właściwy dla faktury pierwotnej.
