Prowadząc działalność gospodarczą możesz dokonywać sprzedaży zarówno na rzecz firm, jak i osób prywatnych czyli nieprowadzących działalności. Pojęcie kasy fiskalnej związane jest nieodłącznie właśnie ze sprzedażą na rzecz osób prywatnych. Co ważne, nie każda tego rodzaju sprzedaż musi być na niej zarejestrowana. Powoduje to szereg wątpliwości, kto i kiedy musi korzystać z kasy fiskalnej. Sprawdźmy zatem, jakie warunki muszą być spełnione, aby kasa fiskalna w 2025 roku była obowiązkowa, a kiedy można korzystać ze zwolnienia z kasy fiskalnej.
Kasa fiskalna czy drukarka fiskalna?
Na początek wyjaśnijmy podstawową różnicę pomiędzy kasą fiskalną a drukarką fiskalną. Na obu urządzeniach można wydrukować paragon fiskalny. Paragon fiskalny jest to dokument potwierdzający sprzedaż. Czym wobec tego różni się kasa fiskalna od drukarki fiskalnej? Kasa fiskalna jest samodzielnym urządzeniem, a drukarka fiskalna potrzebuje dodatkowego oprogramowania aby wydrukować paragon. W artykule będziemy posługiwać się pojęciem “kasy fiskalnej” jednak opisane zasady dotyczą analogicznie drukarek fiskalnych.
WAŻNE!
Paragon fiskalny jest dokumentem potwierdzającym sprzedaż realizowaną na rzecz osób prywatnych. Musisz jednak pamiętać, że paragon fiskalny może być traktowany jak faktura uproszczona w obrocie pomiędzy firmami. Aby było to możliwe, paragon musi zawierać NIP nabywcy a jego wartość nie może przekroczyć 450 zł brutto lub równowartości 100 euro.
Kasa fiskalna w 2025 a limit sprzedaży
Z kasy fiskalnej musi korzystać przedsiębiorca, którego łączny obrót ze sprzedaży na rzecz osób prywatnych i rolników ryczałtowych przekroczył w poprzednim roku 20.000 zł. Limit ten obowiązuje obecnie do 31 grudnia 2027 roku.
Przykład
W 2024 roku sprzedaż na rzecz osób prywatnych wyniosła 15.000 zł. Oznacza to, że w 2025 roku masz prawo korzystać ze zwolnienia z kasy fiskalnej. Jeżeli w 2024 roku wartość sprzedaży na rzecz osób prywatnych przekroczyłaby 20.000 zł to miałbyś/miałabyś obowiązek stosowania kasy fiskalnej w 2025 roku.
Przykład
W 2025 roku miała miejsce pierwsza sprzedaż na rzecz osób prywatnych w karierze Twojej firmy. Oznacza to, że gdy w ramach 2025 roku, wartość sprzedaży na rzecz osób prywatnych przekroczy 20.000 zł będziesz zobowiązany/a korzystać z kasy fiskalnej w 2026 roku.
Rozpoczynając sprzedaż na rzecz osób prywatnych w trakcie roku, zwolnienie z kasy fiskalnej traci moc po upływie 2 miesięcy następujących po miesiącu, w którym limit 20.000 zł został przekroczony. Termin ten liczy się od końca miesiąca, w którym limit został przekroczony. Dodatkowo, limit zwolnienia liczy się proporcjonalnie od dnia sprzedaży do końca roku.
Przykład
W maju 2025 roku został przekroczony limit sprzedaży uprawniający do korzystania ze zwolnienia z kasy fiskalnej. Oznacza to, że obowiązek rejestrowania sprzedaży na kasie fiskalnej wystąpi od 1 sierpnia 2025 roku.
Przykład
Pierwsza sprzedaż na rzecz osób prywatnych w ramach prowadzonej przez Ciebie firmy ma miejsce 1 lipca 2025 roku. Oznacza to, że po przekroczeniu sprzedaży na rzecz osób prywatnych w kwocie 10.082,19 zł masz obowiązek posiadania kasy fiskalnej. Jak obliczyć limit sprzedaży? Otóż do końca roku pozostało 184 dni. Stosując proporcję wyliczenie będzie następujące: 20.000 zł x (184 dni pozostałych do końca roku / 365 dni roku) = 10.082,19 zł
Kto ma bezwzględny obowiązek posiadania kasy fiskalnej?
Oprócz przedsiębiorców, którzy przekroczyli limit sprzedaży uprawniający do korzystania ze zwolnienia z kasy fiskalnej, ustawodawca wyróżnił konkretne grupy towarów i usług, których sprzedaż musi być bezwzględnie nabita na kasie fiskalnej. Zostały one wyszczególnione w § 4 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.
WAŻNE!
Jeżeli prowadzona przez Ciebie sprzedaż towarów lub usług została wymieniona w § 4 rozporządzenia to wartość sprzedaży nie ma znaczenia – każda musi zostać nabita na kasie fiskalnej. Ustawodawca jednak i w tym przypadku wprowadził wyjątki od ogólnej reguły, które znajdują się w § 4 ust. 3 rozporządzenia i jest to przykładowo sprzedaż towarów wymienionych w § 4 ust. 1 lit b-n rozporządzenia, realizowana na rzecz własnych pracowników a więc np. sprzedaż komputerów, laptopów czy tabletów.
Zgodnie z § 4 rozporządzenia, obowiązek nabijania sprzedaży na kasie fiskalnej mają podatnicy:
- realizujący dostawę:
- a) gazu płynnego,
- b) części do silników (CN 8409 91 00 i 8409 99 00),
- c) silników do napędu pojazdów i motocykli, silników spalinowych tłokowych z zapłonem iskrowym i samoczynnym do różnego rodzaju jednostek, w tym motocykli (CN 8407 i 8408),
- d) nadwozi do pojazdów silnikowych (CN 8707),
- e) przyczep i naczep (CN 8716 10, 8716 31 00, ex 8716 39, 8716 40 00), kontenerów (CN 8609 00),
- f) części przyczep, naczep i pozostałych pojazdów bez napędu mechanicznego (CN 8716 90),
- g) części i akcesoriów do pojazdów silnikowych (CN 8708, 9401 99 20 i 9401 99 80), to jest do:
– z wyłączeniem motocykli,
- h) komputerów stacjonarnych i przenośnych, w tym laptopów i tabletów, oraz urządzeń peryferyjnych do nich, konsol do gier, części do komputerów i konsol,
- i) wyrobów elektronicznych, w tym odbiorników telewizyjnych i radiowych, gramofonów, głośników, telefonów, w tym smartfonów, smartwatchów, anten, wyświetlaczy, monitorów, aparatów do zapisu lub odtwarzania obrazu i dźwięku, nawigacji, urządzeń pamięci trwałej, taśm, dysków, urządzeń alarmowych,
- j) wyrobów optycznych, w tym lornetek, lunet, rzutników,
- k) silników elektrycznych, prądnic i transformatorów,
- l) sprzętu fotograficznego, w tym cyfrowych i konwencjonalnych aparatów fotograficznych, soczewek, obiektywów, kamer, projektorów filmowych,
- m) wyrobów z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali, których dostawa nie może korzystać ze zwolnienia od podatku, o którym mowa w art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT,
- n) zapisanych i niezapisanych nośników danych cyfrowych i analogowych,
- o) wyrobów przeznaczonych do użycia, oferowanych na sprzedaż lub używanych jako paliwa silnikowe albo jako dodatki lub domieszki do paliw silnikowych, bez względu na kod CN,
- p) wyrobów tytoniowych (CN 2401, 2402, 2403), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów,
- q) napojów alkoholowych o zawartości alkoholu powyżej 1,2 %, napojów alkoholowych będących mieszaniną piwa napojów bezalkoholowych, w których zawartość alkoholu przekracza 0,5 % (bez względu na kod CN), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów,
- r) perfum i wód toaletowych (CN 3303 00 10, 3303 00 90), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów,
- s) wyrobów klasyfikowanych do CN 2404 i 8543 40 00, przeznaczonych do palenia lub do wdychania bez spalania, wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów,
- t) wyrobów zawierających w swym składzie alkohol etylowy o objętościowej mocy powyżej 50 % objętości, nieprzeznaczonych do spożycia przez ludzi, w tym rozpuszczalników, płynów odkażających, rozcieńczalników farb, płynów do odmrażania,
- u) węgla, brykietów i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu, przeznaczonych do celów opałowych, towarów przy użyciu urządzeń obsługiwanych przez klienta, które również w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie, banknotach lub innej formie (bezgotówkowej) i wydają towar;
2. świadczący usługi:
- a) przewozów pasażerskich w samochodowej komunikacji, z wyłączeniem przewozów wymienionych w poz. 19 i 20 załącznika do rozporządzenia,
- b) taksówek (PKWiU 49.32.11.0), z wyłączeniem wynajmu samochodów osobowych z kierowcą,
- c) naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów, w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania,
- d) w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów,
- e) w zakresie badań i przeglądów technicznych pojazdów,
- f) w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów, z wyłączeniem usług świadczonych przez osoby wymienione w poz. 51 załącznika do rozporządzenia,
- g) prawniczych, z wyłączeniem usług wymienionych w poz. 31 załącznika do rozporządzenia,
- h) doradztwa podatkowego,
- i) związanych z wyżywieniem (PKWiU ex 56.10, 56.21, ex 56.29, ex 56.30), wyłącznie:
- j) fryzjerskich, kosmetycznych i kosmetologicznych,
- k) kulturalnych i rozrywkowych – wyłącznie w zakresie wstępu na przedstawienia cyrkowe,
- l) związanych z rozrywką i rekreacją – wyłącznie w zakresie wstępu do wesołych miasteczek, parków rozrywki, na dyskoteki, sale taneczne,
- m) mycia, czyszczenia samochodów i podobnych usług (PKWiU 45.20.30.0),
- n) parkingu samochodów i innych pojazdów,
- o) przy użyciu urządzeń, w tym wydających bilety, obsługiwanych przez klienta, które również w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie, banknotach lub innej formie (bezgotówkowej).
WAŻNE!
Dostawy wymienione w pkt 1 lit. s, t, u zostały objęte bezwzględnym obowiązkiem rejestracji na kasie fiskalnej od 1 lipca 2025 roku.
Przykład
Prowadzisz zakład fryzjerski w związku z czym już od pierwszej sprzedaży masz obowiązek stosować kasę fiskalną. Oznacza to, że każdą sprzedaż na rzecz osób prywatnych masz obowiązek nabijać na kasie fiskalnej.
Przykład
Prowadzisz sprzedaż papierosów elektronicznych w związku z czym od 1 lipca 2025 roku sprzedaż taką masz obowiązek rejestrować na kasie fiskalnej.
Kto ma obowiązek posiadania kasy fiskalnej online?
Ustawodawca w ramach uszczelniania systemu podatkowego w Polsce, wprowadził obowiązek posiadania tzw. kas fiskalnych online dla wybranych grup przedsiębiorców. Czym różni się kasa fiskalna online od kasy fiskalnej z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii? Otóż, kasa fiskalna online posiada bezpośrednie połączenie z Centralnym Repozytorium Kas co z kolei oznacza, że musi mieć połączenie z internetem a urząd skarbowy wie o każdym wystawionym paragonie fiskalnym niemal w czasie rzeczywistym.
WAŻNE!
Jeżeli nie masz obowiązku posiadania kasy fiskalnej online ze względu na rodzaj prowadzonej sprzedaży ale rozpoczynasz prowadzenie sprzedaży, która musi być nabita na kasie fiskalnej to i tak musisz zaopatrzyć się w kasę fiskalną online. Dodatkowo tylko na ten rodzaj kasy fiskalnej przysługuje ulga na zakup.
Z kasy fiskalnej online mają obowiązek korzystać przedsiębiorcy, którzy:
- świadczą usługi naprawy pojazdów silnikowych i motorowerów, w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania oraz w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych i motorowerów,
- sprzedają benzynę silnikową, olej napędowy, gaz przeznaczony do napędu silników spalinowych,
- świadczą stałe lub sezonowe usługi związane z wyżywieniem czyli stacjonarne placówki gastronomiczne oraz usługi w zakresie krótkotrwałego zakwaterowania,
- sprzedają węgiel, brykiet i podobne paliwa stałe wytwarzane z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczone do celów opałowych,
- świadczą usługi:
