Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to jedno z najważniejszych przedsięwzięć cyfryzacyjnych w polskim systemie podatkowym. Celem KSeF jest uproszczenie i zautomatyzowanie obiegu faktur – od ich wystawienia, przez przesyłanie, aż po archiwizację. Ministerstwo Finansów zapowiada, że dzięki KSeF przedsiębiorcy i księgowi zyskają czas, a liczba błędów spadnie.
W praktyce jednak system ten nie tylko zmienia sposób wystawiania dokumentów, lecz wymaga głębokiej reorganizacji procesów wewnętrznych w firmach. To nie jest wyłącznie kwestia nowych przepisów podatkowych – to zmiana, która wpływa na sposób pracy, zakres obowiązków i odpowiedzialność księgowych.
KSeF to nie tylko legislacja – to rewolucja organizacyjna
Wielu przedsiębiorców traktuje KSeF jako narzędzie stworzone „dla skarbówki”. Tymczasem jego wdrożenie oznacza konieczność dostosowania struktur organizacyjnych, procedur i przepływu informacji w całym przedsiębiorstwie. Faktura, zanim trafi do KSeF, musi być poprawnie przygotowana, zarówno pod kątem danych formalnych, jak i struktury XML wymaganej przez system. Wymusza to nie tylko współpracę między działami (sprzedaży, logistyki, księgowości), ale także wprowadzenie kontroli jakości danych już na etapie ich wprowadzania.
W praktyce oznacza to m.in.:
- opracowanie nowych ścieżek akceptacji i autoryzacji faktur,
- wyznaczenie osób odpowiedzialnych za wysyłkę i odbiór dokumentów w KSeF,
- wprowadzenie systemów kontroli wewnętrznej i audytów procesów,
- zaktualizowanie polityki rachunkowości, procedur podatkowych oraz instrukcji obiegu dokumentów.
To organizacyjne dostosowanie jest często bardziej czasochłonne niż samo zrozumienie zmian w przepisach.
Automatyzacja obiegu faktur nie eliminuje roli księgowego
Cyfryzacja fakturowania sprawia, że wiele czynności technicznych zostanie zautomatyzowanych. KSeF automatycznie przechowuje faktury przez okres 10 lat, nadaje im unikalne numery, a także umożliwia ich szybkie wyszukiwanie i pobieranie. Odpadają zatem obowiązki takie jak archiwizacja papierowych dokumentów, ręczne przepisywanie danych czy weryfikacja kompletności plików PDF (z pewnymi wyjątkami – jeśli do faktury zostaną dołączone odrębnie załączniki w postaci nieustrukturyzowanej, np. za pośrednictwem obiegu mailowego).
Nie oznacza to jednak, że księgowy przestanie być potrzebny. Wręcz przeciwnie, jego rola staje się jeszcze bardziej istotna. KSeF eliminuje część pracy manualnej, ale wymaga nowych kompetencji:
- nadzorowania poprawności danych przesyłanych do systemu,
- reagowania na błędy walidacji,
- współpracy z zespołem IT i dostawcami oprogramowania,
- interpretacji przepisów w kontekście nowego sposobu fakturowania (nie mylić z doradztwem na rzecz klientów w zakresie tych przepisów, natomiast aby księgowy mógł rzetelnie wykonywać swoją pracę musi być zaznajomiony z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego),
- kontroli procesów podatkowych i rachunkowych.
Innymi słowy – KSeF nie zastępuje księgowego, lecz przekształca jego funkcję z wykonawczej w analityczno-nadzorczą.
Dane szybciej, z mniejszą liczbą błędów – ale decyzje nadal po stronie księgowego
Jedną z niewątpliwych zalet KSeF jest automatyzacja przepływu danych. Faktury są przekazywane w formacie ustrukturyzowanym, co oznacza, że systemy księgowe mogą je automatycznie odczytywać i importować bez potrzeby ręcznego przepisywania treści. To przekłada się na:
- znaczące skrócenie czasu wprowadzania dokumentów,
- ograniczenie liczby błędów ludzkich w numerach faktur, czy kwotach,
- łatwiejsze dopasowanie danych między sprzedawcą a nabywcą,
- możliwość szybszej analizy i raportowania na rzecz wewnętrznych potrzeb firm.
W praktyce oznacza to, że system może poprawnie rozpoznać, kto wystawił fakturę, na jaką kwotę i z jakim podatkiem VAT.
Jednakże interpretacja i klasyfikacja tych danych pozostają odpowiedzialnością księgowego. To on decyduje, jak dany wydatek zostanie ujęty w ewidencji księgowej – czy będzie to koszt uzyskania przychodu, zakup środka trwałego, czy może wydatek niepodlegający ujęciu w kosztach kosztu czy odliczeniu VAT. To księgowy również rozpoznaje moment powstania obowiązku podatkowego z danej transakcji, a co za tym idzie jest odpowiedzialny za wykazanie faktur w odpowiednich okresach księgowych w ewidencjach.
W uproszczonej ewidencji przychodów i rozchodów (KPiR) lub w pełnej księgowości (na kontach syntetycznych i analitycznych) to człowiek, nie system, podejmuje decyzję o klasyfikacji. KSeF dostarcza dane, ale nie zastępuje wiedzy, doświadczenia i interpretacji księgowego.
Zmiana wymaga przygotowania – i to nie tylko technicznego
Dla wielu biur rachunkowych KSeF oznacza konieczność inwestycji, zarówno w sprzęt, jak i w kompetencje. Szkolenia z obsługi systemu, aktualizacja programów księgowych, a także opracowanie nowych procedur wewnętrznych to proces, który wymaga czasu i zasobów.
Dodatkowo, biura obsługujące wielu klientów muszą zorganizować obieg informacji w taki sposób, by zachować kontrolę nad dostępami do KSeF i jednocześnie zapewnić bezpieczeństwo danych.
Firmy, które podejdą do wdrożenia strategicznie, traktując je nie jako obowiązek, ale jako szansę na optymalizację procesów i poprawę jakości danych finansowych zyskają przewagę konkurencyjną.
KSeF – mniej papierów, ale nie mniej pracy
Podsumowując, KSeF z pewnością uprości wiele aspektów fakturowania i księgowości, jednak nie można mówić o „zmniejszeniu pracy” księgowych w klasycznym rozumieniu. Zmienia się charakter tej pracy, z manualnego wprowadzania dokumentów czy za pośrednictwem OCR, który jak wiemy bywa omylny na zarządzanie procesem, kontrolę jakości danych i interpretację przepisów.
W perspektywie długofalowej księgowi zyskają więcej czasu na analizę, doradztwo księgowe oraz biznesowe i wsparcie strategiczne dla firm, ale tylko pod warunkiem, że wcześniej przejdą przez etap transformacji organizacyjnej.
Dlatego na pytanie – czy KSeF oznacza mniej pracy dla księgowych? – moja odpowiedź brzmi: nie mniej, a zupełnie inną. Mniej technicznego księgowania, ale więcej odpowiedzialności, nadzoru i analityki. KSeF nie odbiera pracy księgowym – daje im narzędzie, które wymaga nowego sposobu myślenia i działania.
