Krajowy System e-Faktur, znany powszechnie jako KSeF, to jedno z najbardziej rewolucyjnych narzędzi cyfrowych w polskim systemie podatkowym. Zmienia on sposób, w jaki przedsiębiorcy wystawiają, otrzymują i archiwizują faktury. Zrozumienie kluczowych aspektów KSeF jest absolutnie niezbędne dla każdego przedsiębiorcy, aby właściwe się na niego przygotować. Warto podkreślić, że KSeF to nie tylko zmiana w przepisach podatkowych, ale przede wszystkim transformacja organizacyjna – zarówno w zakresie wewnętrznych procedur firm, jak i sposobu współpracy biur rachunkowych z ich klientami. Co warto wiedzieć o KSeF? Poniżej TOP 3 merytoryczne aspekty na start, jeśli planujesz zacząć wdrażać KSeF!
Kiedy KSeF wchodzi w życie i kiedy stanie się obowiązkowy?
Wdrożenie KSeF przeszło przez kilka faz, w tym etap dobrowolnego korzystania oraz szereg zmian terminów obowiązkowego wdrożenia. Zgodnie z najnowszymi, obowiązującymi regulacjami, obowiązek stosowania Krajowego Systemu e-Faktur dla większości podatników zostanie wprowadzony w dwóch kluczowych etapach w 2026 roku, z dodatkowym okresem dla najmniejszych podmiotów:
- 1 lutego 2026 roku
Od tego dnia obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF obejmie tzw. dużych podatników. Są to przedsiębiorcy, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku VAT) przekroczyła w 2024 roku kwotę 200 milionów złotych. Dla tych firm, od tego momentu, KSeF stanie się podstawowym i jedynym kanałem wystawiania faktur B2B.
- 1 kwietnia 2026 roku
Obowiązek wejdzie w życie dla pozostałych przedsiębiorców, będących czynnymi podatnikami VAT. Oznacza to, że znaczna większość firm – w tym małe i średnie przedsiębiorstwa – będzie musiała przestawić się na e-faktury za pośrednictwem KSeF od tej daty.
- 1 stycznia 2027 roku
Dodatkowe odroczenie terminu przewidziano dla najmniejszych firm (mikroprzedsiębiorców), których wartość sprzedaży nie przekracza miesięcznie 10 000 zł brutto. Jest to ukłon w stronę podatników potencjalnie “wykluczonych cyfrowo”, dając im więcej czasu na adaptację.
WAŻNE!
Niezależnie od daty, od której Twoja firma będzie zobowiązana do wystawiania faktur w KSeF, obowiązek odbierania faktur ustrukturyzowanych z KSeF będzie dotyczył wszystkich przedsiębiorców już od 1 lutego 2026 roku. Oznacza to, że nawet jeśli Twój obowiązek wystawiania faktur w systemie rozpocznie się później, musisz być gotowy na odbiór dokumentów od swoich kontrahentów, którzy już będą korzystać z KSeF.
Daty obligatoryjnego wejścia w życie KSeF zna zapewne już każdy, co warto wiedzieć na start – jeśli jeszcze nie rozpocząłeś/aś procedury wdrożenia KSeF w swojej firmie? Poniżej 3 najważniejsze informacje na start!
Co warto wiedzieć o KSeF? Poznaj TOP 3 aspekty merytoryczne
1. Czy wszystkie faktury będą wystawiane w KSeF?
Wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy wraz z wejściem w życie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wszystkie dokumenty sprzedażowe będą musiały być generowane i przesyłane wyłącznie za jego pośrednictwem. Odpowiedź brzmi: nie wszystkie. Chociaż KSeF ma zrewolucjonizować obieg faktur w Polsce, istnieją konkretne wyjątki, które wyłączają pewne rodzaje transakcji i dokumentów spod tego obowiązku.
KSeF koncentruje się przede wszystkim na relacjach B2B, czyli transakcjach między firmami. Oznacza to, że główne jego zadanie to ustrukturyzowanie i cyfryzacja faktur wystawianych między przedsiębiorcami, zarówno tymi będącymi czynnymi podatnikami VAT, jak i zwolnionymi z VAT.
Oto najważniejsze przypadki, w których faktury nie będą objęte obowiązkiem KSeF:
- faktury wystawiane dla konsumentów (B2C)
Jeśli sprzedajesz towar lub usługę osobie fizycznej, która nie prowadzi działalności gospodarczej (czyli dla tzw. klienta indywidualnego), taka faktura nie musi być wystawiona w KSeF. Nadal masz swobodę wyboru formy jej dostarczenia – czy to w tradycyjnej wersji papierowej, jako plik PDF wysłany e-mailem, czy też w inny uzgodniony sposób. KSeF nie ingeruje w proces fakturowania w relacjach biznes-konsument.
- faktury uproszczone (paragony z NIP do 450 zł)
Mam tu na myśli paragony fiskalne, na których znajduje się numer NIP nabywcy, a ich kwota brutto nie przekracza 450 złotych (lub równowartości 100 euro). Takie dokumenty są obecnie traktowane jako faktury uproszczone i nie będą musiały być przesyłane do KSeF. Nadal będzie wystawiać się je na kasie fiskalnej lub drukarkach fiskalnych.
WAŻNE!
Od 1 sierpnia 2026 roku, faktury uproszczone będą mogły być wystawiane wyłącznie w formie faktur ustrukturyzowanych, które będą automatycznie objęte systemem KSeF.
- faktury pro forma
Faktura pro forma to rodzaj dokumentu o charakterze wyłącznie ofertowym lub informacyjnym. Nie jest to faktyczna faktura VAT i nie generuje skutków podatkowych w momencie jej wystawienia. Z tego względu nie podlega obowiązkowi wystawiania w KSeF.
- niektóre specyficzne dokumenty (np. bilety, faktury VAT RR):
Istnieją pewne dokumenty, które na mocy szczególnych przepisów uznawane są za faktury, ale nie podlegają zasadom KSeF. Przykładem są bilety (np. za przejazd autostradą, koleją), które zawierają wymagane dane i pełnią funkcję faktury.
Podobnie, faktury VAT RR (wystawiane przez nabywców produktów rolnych od rolników ryczałtowych) również nie będą objęte obowiązkowym KSeF. Warto jednak zaznaczyć, że od 1 kwietnia 2026 roku Ministerstwo Finansów planuje wprowadzić możliwość dobrowolnego wystawiania tych faktur za pośrednictwem rządowego systemu.
- faktury dla kontrahentów zagranicznych (bez stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce)
Jeśli Twoja firma sprzedaje towary lub usługi firmie z innego kraju, która nie ma w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, to taką fakturę co prawda musisz wystawić w KSeF, ale jednocześnie masz obowiązek dostarczyć ją kontrahentowi również poza systemem (np. e-mailem, tradycyjną pocztą). Faktura taka powinna zawierać dodatkowo kod QR, który pozwala na jej weryfikację. Ma to związek z tym, że zagraniczny odbiorca nie ma bezpośredniego dostępu do polskiego KSeF.
KSeF ma na celu przede wszystkim uszczelnienie i zautomatyzowanie obiegu faktur w obrocie gospodarczym między polskimi przedsiębiorcami. W relacjach z konsumentami, w przypadku faktur uproszczonych czy niektórych specyficznych dokumentów, dotychczasowe metody fakturowania pozostają w mocy. Kluczem jest zrozumienie, które z Twoich transakcji wpadają w zakres nowego obowiązku, a które nie.
2. Co z fakturami kosztowymi w KSeF? Czy potrzebna jest zgoda nabywcy?
To jedno z najczęściej zadawanych pytań w kontekście Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), a odpowiedź jest jednoznaczna i kluczowa dla zrozumienia funkcjonowania systemu: nie, nie jest potrzebna zgoda nabywcy na wystawienie faktury w KSeF.
WAŻNE!
Od 1 lutego 2026 roku uchylony zostanie art. 106na ust. 2 ustawy o VAT, który wskazuje wymóg akceptacji nabywcy na otrzymanie faktury w KSeF. Oznacza to, że obowiązek odbierania faktur ustrukturyzowanych z KSeF będzie dotyczył wszystkich przedsiębiorców już od 1 lutego 2026 roku.
Sprzedawca wystawia, nabywca odbiera
Podstawową zasadą KSeF jest to, że obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych spoczywa na sprzedawcy. Dla Ciebie, jako nabywcy, oznacza to, że faktury kosztowe otrzymywane od kontrahentów objętych obowiązkiem KSeF będą dostarczane wyłącznie za pośrednictwem tego systemu. Nie ma tu miejsca na wybór formy – jeśli Twój dostawca musi wystawić fakturę w KSeF, to właśnie tam ją znajdziesz.
Co to oznacza w praktyce dla Twojej firmy?
- Obowiązek pobierania faktur z KSeF – najważniejszą konsekwencją braku wymogu zgody na wystawienie faktury w KSeF jest to, że musisz być przygotowany na aktywne pobieranie faktur kosztowych z KSeF. Twoja firma będzie musiała posiadać odpowiednie narzędzia lub integracje (np. z systemem ERP, programem księgowym), które umożliwią automatyczne lub manualne ściąganie ustrukturyzowanych plików XML z systemu.
- Zmiana procesów księgowych – zapomnij o skanowaniu papierowych faktur czy zapisywaniu PDF-ów. W nowej rzeczywistości faktury kosztowe w większości będą przychodzić w jednolitym formacie XML (poza pewnymi wyjątkami), co wymaga dostosowania wewnętrznych procedur przetwarzania i dekretacji dokumentów. To szansa na automatyzację i eliminację błędów ludzkich. Nie można jednak wykluczyć, że mimo faktury widniejącej w KSeF sprzedawcy nie będą jej przekazywać jak dotychczas.
- Brak możliwości odmowy przyjęcia faktury – jeśli faktura została poprawnie wystawiona przez sprzedawcę w KSeF i dotyczy rzeczywistej transakcji, nie masz podstawy prawnej do odmowy jej przyjęcia tylko z powodu wystawienia w KSeF.
3. Kary za nie wystawienie faktur w KSeF
Za brak wystawienia faktur w KSeF przewidziane są kary dla przedsiębiorców. Gdy Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy niewywiązywanie się z tego obowiązku może skutkować konsekwencjami finansowymi.
Dobra wiadomość jest natomiast taka, że w 2026 roku nie będą one obowiązywać. Nie oznacza to jednak, że brak kar = brak obowiązku korzystania z KSeF. Obowiązek korzystania z KSeF pozostaje. Faktura wystawiona poza systemem KSeF nie będzie uznawana za prawidłowy dokument w rozumieniu ustawy o VAT, co może prowadzić do braku możliwości dokonania płatności czy komplikacji we współpracy z kontrahentami (kontrahent może odmówić przyjęcia faktury).
Jakie natomiast każdy są przewidziane? W jaki sposób będą nakładane?
WAŻNE!
Kary w związku z KSeF będą obowiązywać od 1 stycznia 2027 roku.
Zgodnie z art. 106ni ust. 1 ustawy o VAT (w brzmieniu obowiązującym od ww. daty), naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć na podatnika karę pieniężną w kilku sytuacjach:
- gdy nie wystawisz faktury w KSeF, mimo że masz taki obowiązek,
- gdy w okresie awarii KSeF lub innych problemów technicznych (np. po Twojej stronie) wystawisz fakturę poza systemem, ale nie będzie ona zgodna z udostępnionym wzorem faktury offline,
- gdy wystawisz fakturę poza KSeF (w sytuacji awaryjnej), ale nie prześlesz jej do systemu w wymaganym terminie (np. następnego dnia roboczego po ustaniu awarii KSeF lub w ciągu 7 dni, jeśli problem był po Twojej stronie).
Wysokość kar jest znacząca, w przypadku faktur, na których wykazano podatek VAT, kara może wynieść do 100% kwoty tego podatku. Natomiast w przypadku faktur bez wykazanego podatku (np. faktur zwolnionych z VAT), kara może wynieść do 18,7% kwoty należności ogółem (wartości brutto) z takiej faktury.
WAŻNE!
Kara nakładana będzie przez naczelnika urzędu skarbowego w drodze decyzji, którą podatnik będzie miał obowiązek zapłacić na rachunek bankowy właściwego urzędu skarbowego w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji o nałożeniu tej kary.
