Podatek VAT, czyli podatek od towarów i usług towarzyszy nam w codziennym życiu. Każdy kto choć raz kupił coś w sklepie zapłacił podatek VAT do sprzedawcy. Natomiast większość konsumentów nie zwraca uwagi na to, jak taki podatek trafia do urzędu skarbowego. Nie zwraca uwagi, bo nie musi tego robić. Inaczej wygląda ta kwestia w przypadku przedsiębiorców, a tym bardziej księgowych. Poniższy poradnik jest zbiorem najważniejszych informacji dotyczących podatku VAT, aby jego rozliczenie nie było problematyczne.
Co to jest VAT należny i naliczony?
W rozliczeniu z urzędem skarbowym wyróżniamy dwa rodzaje podatku VAT. Najprościej mówiąc:
- podatek VAT należny – jest to VAT od sprzedaży, czyli na fakturze sprzedaży po stronie sprzedającego,
- podatek VAT naliczony – jest to VAT od zakupu, czyli na fakturze zakupu po stronie nabywcy.
Jak widać, rodzaj podatku VAT zależy od tego, którą ze stron jesteśmy w transakcji – nabywcą czy sprzedawcą.
Podatek VAT należny podlega wpłacie do urzędu. Natomiast podatek VAT naliczony możemy “odliczyć”. Co to oznacza? VAT naliczony zmniejsza nasz podatek VAT należny i dopiero różnicę tą wpłacamy do urzędu.
WAŻNE!
Podatek VAT do zapłaty = suma VAT należnego – suma VAT naliczonego.
Przykład
W styczniu 2025 roku wystawiłeś/aś faktury, z których suma podatku VAT to 2.300 zł. Jednocześnie dokonałeś/aś w styczniu 2025 roku zakupów udokumentowanych fakturami, z których suma podatku VAT to 1.000 zł. Oznacza to, że VAT należny wynosi 2.300 zł, a VAT naliczony wynosi 1.000 zł. W związku z tym, do urzędu masz obowiązek wpłacić kwotę 1.300 zł, czyli 2.300 zł – 1.000 zł.
WAŻNE!
Jeżeli w którymś z miesięcy wystąpi sytuacja, że suma podatku VAT naliczonego przewyższa sumę podatku VAT należnego, to nadwyżka ta przechodzi do odliczenia na kolejny miesiąc lub można wnioskować o zwrot VAT.
Przykład
W lutym 2025 roku wystawiłeś/aś faktury, z których suma podatku VAT to 2.300 zł. Jednocześnie dokonałeś/aś zakupów udokumentowanych fakturami, z których suma podatku VAT to 5.000 zł. Oznacza to, że VAT należny wynosi 2.300 zł, a VAT naliczony wynosi 5.000 zł. W związku z tym wystąpi nadwyżka podatku VAT naliczonego nad należnym w kwocie 2.700 zł czyli 5.000 zł – 2.300 zł. Nadwyżkę tą możesz przenieść do odliczenia w marcu.
Nadwyżkę podatku VAT naliczonego nad należnym możesz również odzyskać. W tym celu wystarczy, że zawnioskujesz o zwrot w pliku JPK_V7.
Rozliczenie VAT za okresy miesięczne czy kwartalne?
Podstawową częstotliwością rozliczenia podatku VAT jest rozliczenie miesięczne. Bez względu na to, kiedy założyłeś/aś działalność, będąc czynnym podatnikiem VAT, masz obowiązek po zakończonym miesiącu rozliczyć się z urzędem z tytułu VAT. Możesz to zrobić miesięcznie lub kwartalnie. Częstotliwość rozliczenia VAT zgłaszasz w urzędzie za pośrednictwem formularza VAT-R.
WAŻNE!
Rejestrując się do VAT, przez pierwsze 12 miesięcy masz obowiązek rozliczania podatku VAT w okresach miesięcznych. Przejście na kwartalne rozliczenie VAT jest możliwe dopiero po tym okresie.
Kwartalne rozliczenie podatku VAT przysługuje małym podatnikom. Małym podatnikiem VAT jest:
- podatnik u którego wartość sprzedaży brutto nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym wyrażonej w złotych kwoty odpowiadającej równowartości 2.000.000 euro,
- podatnik prowadzący przedsiębiorstwo maklerskie, zarządzający funduszami inwestycyjnymi, zarządzający alternatywnymi funduszami inwestycyjnymi, będący agentem, zleceniobiorcą lub inną osobą świadczącą usługi o podobnym charakterze, z wyjątkiem komisu – jeżeli kwota prowizji lub innych postaci wynagrodzenia za wykonane usługi (wraz z kwotą podatku) nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym wyrażonej w złotych kwoty odpowiadającej równowartości 45.000 euro
– przy czym przeliczenia kwot wyrażonych w euro dokonuje się według średniego kursu euro ogłaszanego przez NBP na pierwszy dzień roboczy października poprzedniego roku podatkowego, w zaokrągleniu do 1.000 zł.
WAŻNE!
W 2025 roku limit małego podatnika VAT wynosi:
- 2.000.000 euro = 8.569.000 zł
- 45.000 euro = 193.000 zł
Sprawdzając limit małego podatnika VAT na 2025 rok bierzemy pod uwagę sprzedaż z 2024 roku.
Co ważne, zgodnie z art. 99 ust. 3a ustawy o VAT, chcąc rozliczać VAT kwartalnie podatnik nie może:
- w danym kwartale lub w poprzedzających go czterech kwartałach dokonać dostawy towarów, o których mowa w załączniku nr 15 do ustawy, chyba że łączna wartość tych dostaw bez kwoty podatku nie przekroczyła, w żadnym miesiącu z tych okresów, kwoty 50.000 zł,
- w danym kwartale dokonać importu towarów na zasadach określonych w art. 33a ust. 1 (czyli w ramach tzw. procedury uproszczonej).
Ponadto rozliczenie VAT za okresy kwartalne nie jest możliwe w przypadku podatników u których w danym kwartale stwierdzono, że wbrew obowiązkowi, o którym mowa w art. 19a ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców, nie zapewniali możliwości dokonywania zapłaty przy użyciu instrumentu płatniczego w rozumieniu ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych w każdym miejscu, w którym działalność gospodarcza jest faktycznie wykonywana, w szczególności w lokalu, poza lokalem przedsiębiorstwa lub w pojeździe wykorzystywanym do świadczenia usług transportu pasażerskiego.
WAŻNE!
Jeżeli rozliczasz VAT kwartalnie, a chciałbyś przejść na rozliczenie miesięczne, musisz złożyć w urzędzie aktualizację formularza VAT-R. Zmianę możesz zgłosić najwcześniej po upływie czterech kwartałów, w których rozliczałeś/aś się za okresy kwartalne.
Warto mieć na uwadze, że bez względu na to, czy rozliczasz się z tytułu VAT kwartalnie, czy miesięcznie, masz obowiązek wysyłki pliku JPK_V7 co miesiąc. Plik ten wysyłany jest na serwer Ministerstwa Finansów.
Podstawowe informacje o JPK_V7
Plik JPK_V7 jest Jednolitym Plikiem Kontrolnym, na podstawie którego następuje rozliczenie z urzędem skarbowym z tytułu podatku VAT. Plik ten na usystematyzowany format i nie ma postaci, którą można wydrukować w formie deklaracji.
Plik JPK_V7 składa się z dwóch części:
- deklaracyjnej
- ewidencyjnej
W części deklaracyjnej znajduje się zbiorcze podsumowanie dokonanych transakcji z przypisanym podatkiem VAT należnym i naliczonym. W części tej również wykazuje się ewentualną nadwyżkę podatku VAT naliczonego nad należnym w tym, to czy chcemy przenieść tą nadwyżkę na kolejny okres, czy zawnioskujemy o jej zwrot.
W części ewidencyjnej znajdują się szczegółowe informacje o zawieranych transakcjach sprzedaży i zakupu m.in. nazwa i NIP nabywcy/sprzedawcy, podsumowanie kwot netto, VAT i kwoty brutto na fakturze, oznaczenia JPK (np. FP, RO, WEW, WSTO_EE) czy kody GTU. W uproszczeniu mówiąc są to dane, które znajdują się w rejestrze VAT sprzedaży i zakupów do prowadzenia której zobowiązani są wszyscy czynni podatnicy VAT.
WAŻNE!
Rozliczając VAT miesięcznie, plik JPK_V7 posiada jednocześnie część deklaracyjną i ewidencyjną.
Rozliczając VAT kwartalnie, plik JPK_V7 za dwa pierwsze miesiące kwartału zawiera tylko część ewidencyjną za dany miesiąc kwartału, a za trzeci miesiąc kwartału plik JPK_V7 zawiera część ewidencyjną za ten miesiąc i część deklaracyjną za cały kwartał.
Przykład
Prowadzisz działalność i rozliczasz podatek VAT kwartalnie. W takiej sytuacji za I kwartał wysyłasz plik JPK_V7 zawierający część ewidencyjną za styczeń, plik JPK_V7 zawierający część ewidencyjną za luty oraz plik JPK_V7 zawierający część ewidencyjną za marzec i część deklaracyjną za I kwartał.
Do kiedy rozliczać podatek VAT?
Bez względu na to za jakie okresy rozliczasz podatek VAT (miesięcznie czy kwartalnie), wysyłasz plik JPK_V7 na serwer Ministerstwa Finansów do 25. dnia miesiąca po zakończonym miesiącu. Jeżeli termin wysyłki pliku JPK_V7 oraz zapłaty podatku VAT przypada w sobotę, niedzielę lub święto, to termin ten przesuwa się na najbliższy następny dzień roboczy. Przykładowo w maju 2025 roku, 25 maj przypada w niedzielę a więc termin wysyłki pliku JPK_V7 i zapłaty VAT przypada na 26 maj. Rozliczając VAT miesięcznie, masz obowiązek zapłacić podatek VAT wynikający z części deklaracyjnej pliku JPK_V7 do 25. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni.
Przykład
Prowadzisz działalność i rozliczasz VAT miesięcznie. W takiej sytuacji, za styczeń masz obowiązek wysłać plik JPK_V7 do 25. lutego i do tego samego dnia masz obowiązek zapłacić wynikający z pliku JPK_V7 podatek VAT.
Przykład
Prowadzisz działalność i rozliczasz VAT kwartalnie. W takiej sytuacji za styczeń masz obowiązek wysłać plik JPK_V7 (tylko część ewidencyjną) do 25. lutego, za luty (tylko część ewidencyjną) do 25. marca, a za marzec do 25. kwietnia (część ewidencyjna za marzec i deklaracyjna za I kwartał).
WAŻNE!
Przy zapłacie za pomocą polecenia przelewu za termin dokonania zapłaty podatku uważa się dzień obciążenia rachunku podatnika w banku, w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej lub w innej instytucji płatniczej.
Podatnicy mają co do zasady obowiązek zapłaty podatku VAT przelewem. Wyjątkiem są tzw. mikroprzedsiębiorcy, którzy mogą zapłacić podatek VAT gotówką. Mikroprzedsiębiorcą jest podatnik, który w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych:
- zatrudniał średniorocznie mniej niż 10 pracowników oraz
- osiągnął roczny obrót netto poniżej równowartości 2.000.000 euro, lub sumy aktywów jego bilansu rocznego nie przekroczyły równowartości 2.000.000 euro.
Jak zapłacić podatek VAT?
Potocznie mówi się, że podatek wpłaca się do urzędu. Natomiast warto mieć na uwadze, że podatek VAT należy wpłacić na tzw. mikrorachunek podatkowy, który nie jest przypisany do urzędu a do podatnika. W związku z tym bez względu na to, pod jaki urząd skarbowy podlegasz, podatek VAT zawsze wpłacasz na ten sam numer mikrorachunku.
WAŻNE!
Numer mikrorachunku wygenerujesz na podstawie NIPu na stronie rządowej: https://www.podatki.gov.pl/generator-mikrorachunku-podatkowego
Wykonując przelew z tytułu podatku VAT, jako symbol przelewu należy wprowadzić słowo “VAT”. Nie ma znaczenia w tym przypadku, czy podatek VAT rozliczany jest miesięcznie czy kwartalnie.
Działalność nierejestrowana a VAT
Warto mieć na uwadze, że nie tylko osoby prowadzące działalność zarejestrowaną w CEIDG lub spółki wpisane do KRS mogą rejestrować się do VAT. Każda osoba fizyczna ma prawo do rejestracji i zostania czynnym podatnikiem VAT. W związku z tym, jeżeli prowadzisz działalność nierejestrowaną to oczywiście możesz być czynnym podatnikiem VAT. W takiej sytuacji musisz w pierwszej kolejności złożyć w urzędzie skarbowym formularz NIP-2 a następnie formularz rejestracyjny VAT-R. W tym przypadku po dokonaniu rejestracji do VAT stajesz się czynnym podatnikiem VAT, prowadzisz rejestr VAT sprzedaży i zakupów, wystawiasz faktury VAT i wysyłasz co miesiąc plik JPK_V7, a także opłacasz podatek VAT na swój mikrorachunek podatkowy wygenerowany na podstawie NIP.
