Zmiana biura rachunkowego to decyzja, która może przynieść wiele korzyści, takich jak optymalizacja kosztów, poprawa jakości usług czy dostosowanie oferty do indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa. Jednakże proces ten wymaga starannego przygotowania i wiedzy na temat formalności, które należy dopełnić. W niniejszym artykule omówimy najważniejsze kwestie związane ze zmianą biura rachunkowego, ze szczególnym uwzględnieniem dokumentacji, jaką należy otrzymać od dotychczasowego usługodawcy.
O czym należy pamiętać zmieniając biuro rachunkowe?
Decyzja o zmianie biura rachunkowego to ważny krok. Nie powinna być ona podejmowana pochopnie. Przed podjęciem ostatecznej decyzji warto przeanalizować poniższe aspekty:
- Ustal powód zmiany dotychczasowego biura rachunkowego
Zastanów się, dlaczego chcesz zmienić obecnie biuro rachunkowe. Może to być wynik niezadowolenia z jakości usług, zbyt wysokich kosztów, braku profesjonalizmu lub chęci skorzystania z szerszego zakresu usług. A może masz dosyć wizyt stacjonarnie w biurze rachunkowym i chcesz przenieść się do biura, które obsługuje swoich Klientów online?
- Porównaj oferty biur rachunkowych
Zbierz oferty od kilku biur rachunkowych i dokładnie przeanalizuj ich zakres usług oraz cenniki. Zapytaj o rekomendacje swoich znajomych lub poszukaj informacji na temat potencjalnych biur w internecie. W tym celu można wykorzystać strony internetowe biur, konta na platformie Facebook, Instagram, Linkedin czy wizytówce Google danego biura.
- Sprawdź ubezpieczenie OC wybranych biur rachunkowych
Mimo, że ubezpieczenie OC dla biur rachunkowych jest wymagane wyłącznie przy usługowym prowadzeniu ksiąg rachunkowych, warto zadbać o bezpieczeństwo swojej księgowości i na wypadek ewentualnych błędów biura zweryfikować, czy posiada ono ubezpieczenie OC. W tym zakresie warto dowiedzieć się:
- Czy biuro posiada ubezpieczenie OC?
- Jaki jest zakres ochrony tego ubezpieczenia?
- Jaka jest suma gwarancyjna?
- Czy mogę otrzymać kopię polisy ubezpieczeniowej?
- Zadbaj o ciągłość obsługi księgowej
Zadbaj o to, aby okres przekazania dokumentacji przebiegł sprawnie i nie zakłócił bieżącej działalności firmy. Ważne jest zatem, aby przy rozwiązaniu umowy z obecnym biurem rachunkowym dotrzymać postanowień umowy oraz ustalić ostatni miesiąc obsługi księgowej. Dzięki temu księgowość firmy zostanie płynnie przekazana wybranemu biurowi rachunkowego i będzie na bieżąco kontynuowana.
Jakie dokumenty należy otrzymać od biura, z którym kończy się współpraca?
Kompletacja dokumentacji jest kluczowym etapem zmiany biura rachunkowego. Od tego, jakie dokumenty otrzymasz, zależy płynność przejścia do nowego usługodawcy oraz możliwość kontynuowania prowadzenia księgowości bez przerw. Poniżej przedstawiamy listę najważniejszych dokumentów, które powinieneś otrzymać od dotychczasowego biura rachunkowego
- Ewidencje księgowe – pełna dokumentacja księgowa za cały okres współpracy, w tym:
- księgi przychodów i rozchodów (KPiR)/ ewidencje przychodów (ryczałt)
- rejestry VAT – sprzedaży, zakupów, zagraniczne, VAT OSS,
- ewidencje środków trwałych i wyposażenia,
- inne ewidencje wymagane przepisami prawa, które biuro prowadziło.
- Deklaracje podatkowe – wszystkie złożone deklaracje podatkowe (PIT, VAT) wraz z potwierdzeniem złożenia (UPO) oraz wyliczenie ostatniej zaliczki na podatek dochodowy (wyliczenie to wskaże nowemu biurowi jak odliczane były składki, np. społeczne).
- Deklaracje rozliczeniowe i zgłoszeniowe ZUS – deklaracje ZUS za cały okres współpracy.
- Dokumentacja kadrowa – akta osobowe pracowników, umowy o pracę, świadectwa pracy, listy płac itp.
- Faktury sprzedażowe i kosztowe – wszystkie faktury wystawione i otrzymane przez firmę.
- Wyciągi bankowe – wyciągi bankowe za okres objęty księgowością.
- Umowy – umowy z kontrahentami, umowy leasingowe, umowy kredytowe itp.
- Inne dokumenty – wszelkie inne dokumenty związane z prowadzoną działalnością gospodarczą.
WAŻNE!
Pamiętaj, aby dokładnie sprawdzić kompletność otrzymanej dokumentacji. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości, skontaktuj się z dotychczasowym biurem rachunkowym.
Nawiązanie umowy z nowym biurem rachunkowym
Nawiązanie umowy z nowym biurem rachunkowym to kluczowy moment w procesie zmiany usługodawcy. Aby zapewnić sobie spokojną współpracę i uniknąć nieporozumień, warto dokładnie przeanalizować warunki umowy. Poniżej przedstawiamy najważniejsze kwestie, na które należy zwrócić uwagę:
- Zakres usług
Dokładnie określ, jakie usługi ma świadczyć nowe biuro rachunkowe. Czy obejmują one jedynie prowadzenie księgowości? Czy też dodatkowe usługi, takie jak sporządzanie deklaracji podatkowych, rocznego rozliczenia składki zdrowotnej itd.
- Cena
Porównaj szczegółowo ceny poszczególnych usług. Zwróć uwagę na to, czy są one stałe czy też zależą od ilości dokumentów lub innych czynników. Upewnij się, że nie ma ukrytych kosztów.
- Warunki płatności za usługi
Zastanów się, jaka forma płatności będzie dla Ciebie najwygodniejsza (przelew czy karta płatnicza). Sprawdź terminy płatności oraz ewentualne kary za opóźnienia.
- Okres wypowiedzenia
Sprawdź, jaki jest okres wypowiedzenia umowy. Dzięki temu będziesz wiedział, jak długo będziesz związany umową z nowym biurem rachunkowym.
- Odpowiedzialność stron
Umowa powinna jasno określać odpowiedzialność zarówno biura rachunkowego, jak i Twoją. Sprawdź, jakie są konsekwencje ewentualnych błędów popełnionych przez biuro rachunkowe.
- Rozwiązanie umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia
Sprawdź, w jakich sytuacjach możesz rozwiązać umowę bez zachowania okresu wypowiedzenia. Warto również sprawdzić, w jakich sytuacjach biuro rachunkowe może to zrobić.
- Postanowienia dodatkowe
Umowa może zawierać dodatkowe postanowienia, takie jak np. obowiązek informowania o zmianach przepisów podatkowych, sposób komunikacji między stronami czy też zasady przechowywania dokumentacji.
WAŻNE!
Pamiętaj, że nie musisz kierować tych wszystkich zapytań do nowego biura rachunkowego. Możesz poprosić o draft umowy, na podstawie której odbywać będzie się współpraca. W przypadku wątpliwości co do danych zapisów w umowie lub ich braku należy zwrócić się do biura i doprecyzować wątpliwe kwestie.
Obsługa księgowa w TCE Kancelaria Usług Księgowych
Kancelaria Usług Księgowych TCE Sp. z o.o. powstała z pasji do księgowości i podatków.
Dlaczego my? Stawiamy na wysoką jakość świadczonych przez nas usług poprzez indywidualne podejście do Klienta. Stworzyliśmy biuro rachunkowe online, które stawia na automatyzację procesów księgowych oraz bezpieczny i łatwy dostęp do dokumentacji firmowej.
Chcesz dowiedzieć się więcej? Napisz do nas o ofertę: biuro@TCEkancelaria.pl (to nic nie kosztuje) i wejdź z nami w Nowy Rok z NOWĄ JAKOŚCIĄ!
