Maj to czas, w którym większość firm ma obowiązek rozliczenia się z ZUS z tytułu składki zdrowotnej za miniony rok. Choć z pozoru wydaje się być to proste, na przedsiębiorców czekają pułapki w postaci m.in. tzw. okresu składkowego. Otóż, wydawać by się mogło, że rozpoczynając działalność w 2026 roku nie będzie nas dotyczyć roczne rozliczenie składki zdrowotnej za 2025 rok. Nic bardziej mylnego!
Kto sporządza roczne rozliczenie składki zdrowotnej za 2025 rok?
Roczne rozliczenie składki zdrowotnej za 2025 rok dotyczy co do zasady zarówno przedsiębiorców, którzy założyli działalność gospodarczą, zawiesili taką działalność, uzyskali dochód lub ponieśli stratę.
W związku z tym roczne rozliczenie składki zdrowotnej obejmuje osoby, które podlegają pod ubezpieczenie zdrowotne i posiadają firmę opodatkowaną:
- skalą podatkową,
- podatkiem liniowym,
- ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych.
WAŻNE!
Roczne rozliczenie składki zdrowotnej dotyczy osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą oraz wspólników spółki cywilnej lub spółek osobowych.
Szczegółowe omówienie zasad wyliczania składki zdrowotnej w 2025 roku na przykładach wraz ze słownikiem najważniejszych pojęć znajduje się w artykule: Składka zdrowotna w 2025 roku
Czy dotyczy Cię roczne rozliczenie składki zdrowotnej za 2025 rok?
Jak już ustaliliśmy, roczne rozliczenie składki zdrowotnej dotyczy znacznej części przedsiębiorców. Znajdź swój przypadek i sprawdź, czy dotyczy również Ciebie.
Roczne rozliczenie składki zdrowotnej występuje gdy:
Przypadek 1 – Prowadziłeś/aś w 2025 roku choć przez jeden dzień działalność opodatkowaną skalą podatkową, podatkiem liniowym lub ryczałtem.
Przypadek 2 – Prowadziłeś/aś w 2025 roku choć przez jeden dzień działalność opodatkowaną skalą podatkową, podatkiem liniowym lub ryczałtem i od stycznia 2026 roku zmieniłeś/aś formę opodatkowania.
Przypadek 3 – Prowadziłeś/aś w 2025 roku choć przez jeden dzień działalność opodatkowaną skalą podatkową, podatkiem liniowym lub ryczałtem i zawiesiłeś/aś działalność w 2026 roku.
Przypadek 4 – Przez cały 2025 rok Twoja działalność gospodarcza była zawieszona ale od stycznia 2026 roku wznowiłeś/aś prowadzenie działalności i jako formę opodatkowania w styczniu 2026 roku wybrałeś/aś skalę podatkową lub podatek liniowy.
Przypadek 5 – Otworzyłeś/aś w styczniu 2026 roku działalność opodatkowaną skalą podatkową lub podatkiem liniowym.
UWAGA!
Jeżeli działalność gospodarcza była zawieszona w kwietniu 2026 roku, ale masz obowiązek sporządzić roczne rozliczenie składki zdrowotnej za 2025 rok, to musisz złożyć formularz ZUS DRA/RCA do ZUS za kwiecień 2026 roku, na którym dokonasz takiego rozliczenia. Nie płacisz składek ZUS miesięcznych za kwiecień 2026 rok i nie musisz wznawiać z tego tytułu działalności.
Roczne rozliczenie składki zdrowotnej nie występuje gdy:
Przypadek 1 – Przez cały 2025 rok Twoja działalność gospodarcza była zawieszona i w styczniu 2026 roku nie wznowiłeś/aś działalności. Wznowienie działalności od lutego 2026 roku lub później nie powoduje konieczności sporządzenia rocznego rozliczenia składki zdrowotnej za 2025 rok.
Przypadek 2 – Przez cały 2025 rok Twoja działalność gospodarcza była zawieszona i w styczniu 2026 roku wznowiłeś/aś działalność, ale jako formę opodatkowania w 2026 roku wybrałeś/aś ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.
Przypadek 3 – Otworzyłeś/aś w styczniu 2026 roku działalność opodatkowaną ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych.
Do kiedy sporządzić roczne rozliczenie składki zdrowotnej za 2025 rok?
Dokumenty rozliczeniowe musisz złożyć w ZUS do 20 maja 2026 roku. W tym terminie musisz również uregulować ewentualną niedopłatę wynikającą z rocznego rozliczenia składki zdrowotnej. Jest to również termin zapłaty składek ZUS miesięcznych za kwiecień 2026 roku – dotyczy to przedsiębiorców, którzy nie mieli zawieszonej działalności w kwietniu 2026 roku.
Na jakim dokumencie rozliczyć składkę zdrowotną za 2025 rok?
Roczne rozliczenie składki zdrowotnej za 2025 rok ma miejsce w ramach jednego formularza ZUS, na którym wykazywane są miesięczne składki ZUS za kwiecień 2026 roku. Jest to formularz:
- ZUS DRA – jeżeli nie zatrudniasz pracowników lub osób na umowę cywilnoprawną np. umowę zlecenie,
- ZUS RCA – jeżeli płacisz składki za siebie jako przedsiębiorcę i inne osoby np. za zatrudnionych pracowników lub zleceniobiorców.
Jak odzyskać nadpłatę składki zdrowotnej?
Wcześniej wspomnieliśmy, że do 20 maja 2026 roku należy wpłacić ewentualną nadpłatę wynikającą z rocznego rozliczenia składki zdrowotnej za 2025 rok. A co w sytuacji gdy z rozliczenia wyjdzie nadpłata? ZUS może zwrócić kwotę nadpłaty, ale musisz przestrzegać terminów!
WAŻNE!
Wniosek RZS-R o zwrot nadpłaty wynikającej z rocznego rozliczenia składki zdrowotnej za 2025 rok należy złożyć do 1 czerwca 2026 roku!
Aby ZUS zwrócił nadpłatę składki zdrowotnej sam wniosek nie wystarczy. Otrzymasz zwrot nadpłaty składki zdrowotnej, jeżeli oprócz wniosku złożonego w terminie nie masz zaległości w ZUS z tytułu składek ani nienależnie pobranych świadczeń z ubezpieczenia społecznego.
Jeżeli wszystkie warunki zostaną spełnione to ZUS dokona zwrotu nadpłaconej składki zdrowotnej do 3 sierpnia 2026 roku.
A co w sytuacji gdy nie złożysz wniosku o zwrot nadpłaty lub złożysz wniosek po terminie? Otóż ZUS rozliczy nadpłaconą kwotę składki zdrowotnej na poczet bieżących składek w terminie do końca roku. Dlatego warto obserwować portal PUE ZUS, aby zweryfikować w jaki sposób i kiedy ZUS zaksięgował środki.
