W większości przedsiębiorstw prezenty świąteczne stanowią nieodzowną tradycję. Obdarowywujemy nimi zarówno pracowników jak i Klientów. Czy przekazane prezenty świąteczne mogą stanowić koszt uzyskania przychodu oraz czy od ich zakupu można odliczyć VAT? Sprawdźmy!
Czy prezenty świąteczne można ująć w kosztach?
Aby odpowiedzieć na to pytanie przyjrzyjmy się definicji kosztu podatkowego. W art. 22 ust. 1 ustawy o PIT ustawodawca wskazał, że kosztem uzyskania przychodu jest wydatek poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodu. Dodatkowo, taki wydatek nie może znajdować się w katalogu kosztów bezwzględnie wykluczonych z kosztów podatkowych (czyli w art. 23 ustawy o PIT).
Żeby nie było tak prosto, katalog wydatków wyłączonych z kosztów jest co prawda katalogiem zamkniętym ale znajduje się w nim 66 pozycji często odsyłających nas do innych ustaw.
WAŻNE!
Mówiąc o prezentach świątecznych pamiętaj o tym, że kosztem podatkowym nie może być wydatek o charakterze reprezentacji, w szczególności poniesiony na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych (art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT).
Jeżeli zatem przekazywany prezent nie nosi znamion reprezentacji to może być ujęty w kosztach. Prezenty świąteczne na rzecz pracowników mają za zadanie podniesienie morale zespołów, co ma przełożenie na większą efektywność pracy i większe zyski. Natomiast prezenty, które otrzymują Klienci budują więź i poprawiają relację między Klientem a firmą, co również może mieć przełożenie na utrzymanie Klienta.
Wróćmy jednak do pojęcia jakim jest “reprezentacja”. Z ustawy wynika wprost – kupujesz alkohol dla Klienta? Nie masz prawa ująć takiego zakupu w kosztach. Co natomiast z innymi gadżetami, które nierzadko przekazujemy Klientom na Święta? Czym jest ta reprezentacja?
Zajrzyjmy do interpretacji o sygnaturze ITPB3/423-406/10/PS wydanej w dniu 21 października 2010 roku przez Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy, w której czytamy: “nieodpłatnie przekazywane gadżety w trakcie spotkań biznesowych, jeżeli opatrzone zostaną trwale logo Spółki, a ich wartość jednostkowa będzie stosunkowo niska, nie będą miały charakteru reprezentacyjnego, (…), a w konsekwencji wydatki ich dotyczące również stanowić będą, (…), koszty uzyskania przychodów.”
WAŻNE!
Reprezentacja nie ma związku z wystawnością i kosztownością przekazywanych prezentów świątecznych. Wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenie swojej zasobności, profesjonalizmu
WAŻNE!
Jeżeli prezent będzie miał charakter reklamy czyli np. będzie posiadał logo firmy będzie mógł zostać ujęty w kosztach uzyskania przychodu a dokładniej w kolumnie 13 KPiR – Pozostałe wydatki.
Co z rozliczeniem Wigilii firmowej?
Koszt organizowanej w firmie Wigilii firmowej pokrywa pracodawca. Co ważne, organy podatkowe są zgodne, że wydatki na firmową Wigilię można ująć w kosztach uzyskania przychodów.
Potwierdzeniem powyższego postępowania jest interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 11 grudnia 2020 roku o sygn. 0114-KDIP2-1.4010.377.2020.1.KS w której czytamy, że: “(…)wydatki na zorganizowanie spotkania okolicznościowego dla pracowników, w tym na zapewnienie im posiłków są ściśle związane z prowadzoną przez Wnioskodawcę działalnością gospodarczą, ponieważ zwiększają zaangażowanie pracowników oraz efektywność ich pracy dzięki polepszeniu atmosfery w miejscu jej wykonywania, co ostatecznie ma przełożenie na lepsze wyniki finansowe Wnioskodawcy. (…)
(…) posiłki zapewniane przez Wnioskodawcę podczas wyjść integracyjnych nie są przejawem “reprezentacji” przede wszystkim dlatego, że nie są wystawne a ich celem nie jest budowanie prestiżowego wizerunku Wnioskodawcy. Jednocześnie, są niewątpliwie związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, gdyż dotyczą pracowników Wnioskodawcy oraz wpływają na ich stosunek do pracodawcy.”
WAŻNE!
Zadbaj aby Wigilia firmowa nie miała wyłącznie charakteru dużej kolacji. Ma ona budować więzi między pracownikami a firmą dlatego warto wykorzystać ten moment na krótkie podsumowanie osiągnięć firmy czy nagrody dla zespołów lub poszczególnych pracowników. Warto zadbać też o dokumentację z Wigilii firmowej dzięki której na wypadek ewentualnej kontroli będzie możliwe przedstawienie charakteru spotkania.
W tym miejscu musisz też pamiętać, że o ile organy podatkowe pozwalają na ujęcie w kosztach wydatków na Wigilię firmową pracowników, to nie są już tak łaskawe dla osób zatrudnionych na umowę cywilno-prawną.
WAŻNE!
Wydatki poniesione na Wigilię firmową w części przypadającej na osoby zatrudnione na B2B stanowią koszt reprezentacji i nie mogą zostać ujęte jako koszt w KPiR.
Powyższe stanowisko potwierdza interpretacja indywidualna Dyrektora Informacji Skarbowej z dnia 1 grudnia 2022 roku o sygn. 0111-KDIB1-1.4010.611.2022.3.BS w której czytamy:
“Spółka nie będzie uprawniona do zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych na Spotkania integracyjne w zakresie dotyczącym Współpracowników, tj. osób wykonujących pracę na podstawie umowy współpracy (tzw. B2B), ponieważ wydatki te stanowią wydatki na reprezentację, a ich głównym celem jest tworzenie lub poprawa wizerunku przedsiębiorcy wobec osób trzecich, niebędących pracownikami Wnioskodawcy.”
Czy otrzymany prezent świąteczny jest przychodem?
Co do zasady, przychody z tytułu nieodpłatnych świadczeń należy wykazać w kolumnie 8 KPiR – Pozostałe przychody i opodatkować. Natomiast zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 68a) ustawy o PIT, opodatkowaniu nie podlega wartość nieodpłatnych świadczeń, otrzymanych od świadczeniodawcy w związku z jego promocją lub reklamą – jeżeli jednorazowa wartość tych świadczeń nie przekracza kwoty 200 zł. Oznacza to, że w sytuacji otrzymania prezentu z logo firmy, którego wartośc nie przekroczy 200 zł, nie wykazuje się go jako przychodu w KPiR.
Przykład
W ramach prezentu świątecznego otrzymałeś od kontrahenta pióro z wygrawerowanym logo Klienta. Wartość pióra to 190 zł netto. W związku z tym, że prezent ma charakter reklamy, a jego wartość nie przekracza kwoty 200 zł nie musisz ujmować takiego nieodpłatnego świadczenia jako przychód w KPiR. Jeżeli wartość pióra przekroczyłaby 200 zł to w dniu otrzymania prezentu należy wykazać go w kolumnie 8 KPiR – Pozostałe przychody.
Czy od prezentów świątecznych można odliczyć VAT?
Zgodnie z zasadą ogólną aby móc odliczyć VAT musimy posiadać fakturę zakupu, a wydatek musi mieć związek z prowadzoną działalnością opodatkowaną.
Art. 86 ust. 1 Ustawy o VAT:
“W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.”
Biorąc pod uwagę powyższą definicję łatwo zauważyć, że ustawodawca nie sprecyzował skali związku wydatku z działalnością. Tak więc związek ten może być pośredni gdy wydatki wiążą się z całokształtem funkcjonowania firmy.
WAŻNE!
Ustawa o VAT nie wyklucza prawa do odliczenia VAT od wydatków na prezenty świąteczne dla Klientów i pracowników.
Musisz natomiast pamiętać, że podatku VAT nie odliczysz od wydatków na usługę gastronomiczną. Wynika to wprost z art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT. Co więcej, organy podatkowe wykluczają również prawo odliczenia VAT od wydatków na alkohol dla pracowników np. na Wigilii firmowej. Potwierdza to Dyrektor Informacji Skarbowej w piśmie z dnia 5 maja 2022 roku o sygn: DOP7.8101.157.2020.HEMD w której czytamy, że: “(…)świadczenie polegające na zakupie alkoholu dla uczestników przedsięwzięć nie jest związane z działalnością gospodarczą prowadzoną przez Wnioskodawcę, a jedynie służy celom osobistym, prywatnym uczestników. Zakup alkoholu nie ma związku z wykonanymi przez Wnioskodawcę czynnościami opodatkowanymi.”
WAŻNE!
Organy podatkowe nie wykluczają prawa do odliczenia VAT od wydatków na alkohol dla kontrahenta.
A co z Wigilią firmową? Jeżeli na fakturze za Wigilię firmową będzie znajdowała się pozycja usługi gastronomicznej, to w tej części podatek VAT nie podlega odliczeniu. Natomiast w sytuacji gdy otrzymasz fakturę za “organizację” Wigilii firmowej to jak najbardziej masz prawo do odliczenia VAT z faktury.
Przekazanie prezentu świątecznego a VAT należny
VAT należny to VAT wykazywany przy sprzedaży opodatkowanej. Jeżeli bowiem odliczamy VAT od zakupów prezentów świątecznych to przy przekazaniu prezentu powinniśmy naliczyć podatek VAT tak jakbyśmy prezent sprzedali. Dzięki temu zachowany jest związek zakupu z działalnością opodatkowaną.
WAŻNE!
Nie musisz opodatkowywać jednak prezentów świątecznych, jeśli są to tzw. prezenty o niskiej wartości.
Zgodnie z art. 7 ust. 4 ustawy o VAT prezentem o niskiej wartości są prezenty jakie przekazujesz jednej osobie:
- o łącznej wartości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 100 zł netto, jeżeli prowadzisz ewidencję pozwalającą na ustalenie tożsamości tych osób lub
- których przekazania nie ująłeś w powyższej ewidencji, a jednostkowa cena netto nabycia prezentu (gdy nie ma ceny nabycia to jednostkowy koszt wytworzenia), określone w momencie przekazywania prezentu, nie przekraczają 20 zł.
W związku z tym, decydując się na przekazanie prezentów Klientom warto zadbać o to, aby ich wartość nie przekroczyła 100 zł netto. Dzięki temu nie masz obowiązku opodatkowywania takiej darowizny.
Jeżeli jednak wartość prezentu świątecznego przekracza wartość 100 zł netto lub nie posiadasz ewidencji osób obdarowanych to masz obowiązek opodatkować takie przekazania, tak jakbyś sprzedał/-a prezent jako towar handlowy. W tym celu możesz wykorzystać tzw. fakturę wewnętrzną opodatkowania aby wykazać podatek VAT. Dokument ten ujmujesz standardowo w rejestrze VAT sprzedaży oraz w pliku JPK_V7. Jako podstawę opodatkowania przyjmujesz kwotę netto z faktury zakupu prezentu, a dodatkowo musisz oznaczyć taką transakcję kodem WEW na potrzeby pliku JPK_V7. Będąc nievatowcem, nie musisz wykazywać w ewidencjach podatkowych przekazanych towarów. Jednak z dobrych praktyk wynika, aby mimo braku takiego obowiązku prowadzić ewidencję osób obdarowanych.
