Ministerstwo Finansów nie próżnuje w wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur. Plan wdrożenia KSeF przedstawiony opinii publicznej, legislacja dobiega końca. Od kiedy zatem KSeF będzie obowiązkowy oraz jakie założenia wskazuje najnowszy projekt ustawy wprowadzającej KSeF? Zapraszam na przegląd planu wdrożenia KSeF oraz zmian przepisów, które w dniu 5 sierpnia 2025 roku zostały uchwalone przez Sejm.
Czym jest Krajowy System e-Faktur?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ogólnopolski system teleinformatyczny w Polsce, służący do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych, czyli e-faktur w ustandaryzowanym formacie XML. KSeF ma na celu uszczelnienie systemu podatku VAT, uproszczenie procesów fakturowania i księgowania oraz zmniejszenie obciążeń administracyjnych dla przedsiębiorców.
Od kiedy fakturowanie w ramach KSeF będzie obowiązkowe?
Wystawianie faktur w ramach KSeF będzie obowiązkowe od 2026 roku. Terminy wejścia w życie są następujące:
- od 1 lutego 2026 roku – KSeF obowiązkowy dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2025 roku 200 mln zł,
- od 1 kwietnia 2026 roku – KSeF obowiązkowy dla wszystkich pozostałych przedsiębiorców – a więc dla znacznej większości podatników. Wyłączeni jednak pozostają najmniejsi podatnicy tzw. “wykluczeni cyfrowo”, których transakcje obejmują niewielkie kwoty (do łącznej wartości sprzedaży do 10.000 zł brutto miesięcznie),
- od 1 stycznia 2027 roku – KSeF obowiązkowy dla podatników “wykluczonych cyfrowo”.
Do tego czasu, czyli do momentu wprowadzenia obowiązku, korzystanie z KSeF jest dobrowolne.
WAŻNE!
Niezależnie od daty, od której Twoja firma będzie zobowiązana do wystawiania faktur w KSeF, obowiązek odbierania faktur ustrukturyzowanych z KSeF będzie dotyczył wszystkich przedsiębiorców już od 1 lutego 2026 roku. Oznacza to, że nawet jeśli Twój obowiązek wystawiania faktur w systemie rozpocznie się później, musisz być gotowy na odbiór dokumentów od swoich kontrahentów, którzy już będą korzystać z KSeF.
Plan wejścia w życie KSeF zaprezentowany przez Ministerstwo Finansów
W dniu 12 kwietnia 2025 roku Ministerstwo Finansów opublikowało plan wejścia w życie KSeF. Zgodnie z planem wdrożenia:
- w czerwcu 2025 roku ma mieć miejsce publikacja:
- struktury logicznej FA(3) na ePUAP,
- dokumentacji API KSeF 2.0;
- w lipcu 2025 roku ma mieć miejsce zakończenie procesu legislacji;
- we wrześniu 2025 mają być dostępne testy API KSeF 2.0;
- w listopadzie 2025 ma mieć miejsce udostępnienie:
- certyfikatów,
- testowej wersji Aplikacji Podatnika KSeF 2.0;
- w lutym 2026 – obligatoryjny KSeF 2.0 dla dużych podmiotów,
- w kwietniu 2026 roku – obligatoryjny KSeF dla pozostałych podmiotów z wyłączeniem wykluczonych cyfrowo.
Źródło: Ministerstwo Finansów
Przegląd zmian przepisów w ramach KSeF 2.0 – wystawienia faktur, kody QR, załączniki, kary dla podatników
Ustawa KSeF 2.0 to nowelizacja przepisów wprowadzająca obowiązek wystawiania e-faktur poprzez system KSeF, ale w fazowany i bardziej elastyczny sposób, niż pierwotnie planowano. Obejmuje szereg zmian legislacyjnych i technicznych, które mają zapewnić firmom więcej czasu i możliwości dostosowania się do nowych wymogów.
Kluczową zmianą jest fazowanie wejścia w życie obowiązku korzystania z KSeF. Zgodnie z nowymi przepisami, początkowo obowiązek obejmie jedynie faktury sprzedażowe. To oznacza, że w pierwszym etapie wdrożenia przedsiębiorcy będą zobligowani do wystawiania faktur poprzez system KSeF.
OBOWIĄZEK SAMOIDETYFIKACJI NABYWCY
Znaczącą nowością jest obowiązek samoidentyfikacji nabywcy. W praktyce oznacza to, że to wystawca faktury będzie musiał określić, czy jego kontrahent podlega obowiązkowi korzystania z KSeF. Wymaga to nie tylko znajomości przepisów, ale także weryfikacji statusu podatkowego nabywcy, co może wiązać się z dodatkowymi obowiązkami w zakresie procesów sprzedaży i obsługi klienta.
DATA WYSTAWIENIA FAKTURY W KSEF
Zmienia się również sposób definiowania daty wystawienia faktury. Ustawa uchwalona przez Sejm, dodaje nowy przepis a mianowicie art. 106nda ust. 16 w ustawie o VAT.
WAŻNE!
Sformułowanie ww. przepisu budzi jednak wątpliwości interpretacyjne. Zgodnie z wykładnią przedstawioną przez Ministerstwo Finansów, jeżeli podatnik prześle fakturę do KSeF po dacie wskazanej w polu P_1, to za datę jej wystawienia i tak uznaje się właśnie datę wpisaną w tym polu.
Zatem co do zasady w nowym systemie data ta będzie wynikała bezpośrednio z pola P_1 w strukturze XML FA(3) faktury, a nie jak dotychczas z momentu wysłania jej do systemu.
Zgodnie z nowymi regulacjami, faktury wystawiane w systemie KSeF będą musiały zawierać jeden lub dwa kody QR, w zależności od sposobu ich wystawiania. Kody te umożliwią szybkie odczytanie danych faktury oraz pozwolą na łatwiejsze jej odnalezienie w systemie. Wprowadzenie oznaczeń graficznych jest krokiem w stronę ułatwienia kontroli dokumentów oraz zwiększenia przejrzystości procesów fakturowania.
ZAŁĄCZNIKI DO FAKTUR W KSEF
Warto także zwrócić uwagę na nową możliwość techniczną, czyli dołączanie załączników do faktur elektronicznych. W FA(3) struktury logicznej e-faktury przewidziano opcję dodawania dokumentów uzupełniających, takich jak umowy, specyfikacje czy protokoły odbioru. Rozwiązanie to z pewnością ułatwi kompletowanie dokumentacji i pozwoli na pełniejsze udokumentowanie transakcji w ramach jednego systemu.
WAŻNE!
Korzystanie z załączników będzie możliwe po uprzednim zgłoszeniu tego faktu do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej za pośrednictwem e-Urzędu Skarbowego.
TRYB OFFLINE24
Ustawa wprowadza również nowy tryb pracy, tzw. tryb offline24. W przypadku problemów z dostępem do internetu lub samego systemu KSeF, podatnik będzie mógł wystawić fakturę poza systemem. Faktura wystawiona w trybie offline24 będzie oznaczona dwoma kodami QR – jeden potwierdzający tryb offline, a drugi odnoszący się do certyfikatu wystawcy.
WAŻNE!
Fakturę wystawiona w trybie offline 24 należy przesłać do KSeF w ciągu 24 godzin od momentu wystawienia.
Warto również zwrócić uwagę na sposób przekazania faktury nabywcy. Z przepisów wynika, że fakturę wystawioną w trybie offline24 można przekazać nabywcy poza systemem KSeF wyłącznie wtedy, gdy nie ma on obowiązku korzystania z KSeF, np. konsumenci lub kontrahenci zagraniczni.
Wprowadzenie tego mechanizmu ma zapewnić większą ciągłość operacyjną firm w sytuacjach awaryjnych i unikać przestojów w obiegu dokumentów sprzedażowych.
NUMER KSEF FAKTURY W TYTULE PRZELEWU
Kolejna ważna zmiana, zaplanowana na 2027 rok dotyczy obowiązku podawania numeru KSeF w tytule przelewu.
SANKCJE KSEF
Na koniec najważniejsze, w kontekście sankcji przewidzianych za nieprzestrzeganie przepisów o KSeF, ustawodawca zdecydował się na odłożenie ich w czasie. Kary przewidziane w ustawie o VAT mają zacząć obowiązywać dopiero od 1 stycznia 2027 roku. Do tego czasu przedsiębiorcy będą mieli możliwość wdrożenia systemu bez obawy o natychmiastowe konsekwencje finansowe w przypadku ewentualnych błędów.
Podmioty zwolnione z obowiązku korzystania z KSeF
Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie przypadków odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych oraz przypadków, w których mimo braku obowiązku można wystawiać faktury ustrukturyzowane wskazuje przypadki, w których nie ma obowiązku dokumentowania sprzedaży w KSeF.
1. Usługi przejazdu autostradą płatną udokumentowane biletami jednorazowymi
Faktury wystawiane za przejazd autostradą w formie biletu jednorazowego nie muszą być wprowadzane do KSeF, jeśli są wystawiane przez koncesjonariuszy, ich przedstawicieli lub osoby trzecie działające w ich imieniu. Wyłączenie to ma na celu zachowanie płynności ruchu na punktach poboru opłat oraz uniknięcie dodatkowych obowiązków wynikających z umów koncesyjnych.
2. Usługi przewozu osób dokumentowane biletami jednorazowymi
Zwolnieniu z KSeF podlegają usługi przewozu osób realizowane środkami transportu takimi jak:
- koleje normalnotorowe,
- autobusy,
- statki pełnomorskie,
- środki żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej,
- promy,
- samoloty i śmigłowce.
Warunkiem zwolnienia jest udokumentowanie tych usług biletami jednorazowymi, uznanymi za faktury zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z 29 października 2021 r. Bilety okresowe nie są objęte tym wyłączeniem w ich przypadku konieczne jest wystawienie faktury zgodnie z ogólnymi zasadami.
3. Usługi kontroli i nadzoru ruchu lotniczego z opłatami trasowymi (EUROCONTROL)
Z KSeF wyłączone są również faktury wystawiane przez EUROCONTROL (CRCO) w imieniu Polskiej Agencji Żeglugi Powietrznej za opłaty trasowe. Zwolnienie to wynika z obowiązujących porozumień międzynarodowych i ma na celu utrzymanie dotychczasowego systemu fakturowania w ramach wspólnego systemu rozliczeń opłat trasowych.
4. Usługi zwolnione z VAT (art. 43 ust. 1 pkt 7, 37-41 ustawy o VAT)
Z obowiązku korzystania z KSeF zwolnione są usługi finansowe zwolnione z podatku VAT, w tym:
- usługi ubezpieczeniowe i reasekuracyjne,
- usługi udzielania kredytów i pożyczek,
- usługi dotyczące walut, banknotów i monet (z wyłączeniem kolekcjonerskich),
- poręczenia, gwarancje i inne zabezpieczenia finansowe,
- pośrednictwo w świadczeniu ww. usług,
- usługi dotyczące instrumentów finansowych (z wyjątkiem ich przechowywania i zarządzania nimi),
- zarządzanie gwarancjami kredytowymi.
Wyłączenie dotyczy przypadków, w których transakcje są dokumentowane fakturami lub innymi dowodami uznanymi za faktury.
5. Samofakturowanie bez identyfikacji NIP po stronie nabywcy
Z KSeF wyłączone są również przypadki samofakturowania, gdy faktura jest wystawiana przez nabywcę towarów lub usług w imieniu i na rzecz sprzedawcy, ale bez użycia numeru NIP sprzedawcy. Ponieważ KSeF wymaga identyfikacji stron transakcji za pomocą NIP, brak takiego numeru uniemożliwia wystawienie faktury w systemie stąd potrzeba wyłączenia.
KSeF a zmiany w JPK_V7
Wprowadzenie obligatoryjnego KSeF ma również wpływ na strukturę JPK_V7. Od 1 sierpnia 2026 roku, przedsiębiorcy będą zobowiązani do wykazywania numerów KSeF dla faktur sprzedażowych w strukturze JPK.
