Ministerstwo Finansów nie próżnuje z wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur. Plan wdrożenia KSeF przedstawiony opinii publicznej, legislacja w toku. Od kiedy zatem KSeF będzie obowiązkowy oraz jakie założenia wskazuje najnowszy projekt ustawy wprowadzającej KSeF? Zapraszam na przegląd planu wdrożenia KSeF oraz zmian przepisów na podstawie projektu ustawy z dnia 11.04.2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz zmieniająca ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw.
Czym jest Krajowy System e-Faktur?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ogólnopolski system teleinformatyczny w Polsce, służący do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych, czyli e-faktur w ustandaryzowanym formacie XML. KSeF ma na celu uszczelnienie systemu podatku VAT, uproszczenie procesów fakturowania i księgowania oraz zmniejszenie obciążeń administracyjnych dla przedsiębiorców.
WAŻNE!
W ramach redakcji Kancelarii TCE wydana zostanie broszura informacyjna o KSeF wraz z instrukcją obsługi Aplikacji Podatnika. Broszura zostanie wydana po zakończeniu legislacji.
Od kiedy fakturowanie w ramach KSeF będzie obowiązkowe?
Wystawianie faktur w ramach KSeF będzie obowiązkowe od 2026 roku. Terminy wejścia w życie są następujące:
- od 1 lutego 2026 roku – KSeF obowiązkowy dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2025 roku 200 mln zł,
- od 1 kwietnia 2026 roku – KSeF obowiązkowy dla wszystkich pozostałych przedsiębiorców – a więc dla znacznej większości podatników. Wyłączeni jednak pozostają najmniejsi podatnicy tzw. “wykluczeni cyfrowo”, których transakcje obejmują niewielkie kwoty (do 450 zł dla pojedynczej faktury i do łącznej wartości sprzedaży do 10.000 zł miesięcznie),
- od 1 stycznia 2027 roku – KSeF obowiązkowy dla podatników “wykluczonych cyfrowo”.
Do tego czasu, czyli do momentu wprowadzenia obowiązku, korzystanie z KSeF jest dobrowolne.
Plan wejścia w życie KSeF zaprezentowany przez Ministerstwo Finansów
W dniu 12 kwietnia 2025 roku Ministerstwo Finansów opublikowało plan wejścia w życie KSeF. Zgodnie z planem wdrożenia:
- w czerwcu 2025 roku ma mieć miejsce publikacja:
- struktury logicznej FA(3) na ePUAP,
- dokumentacji API KSeF 2.0;
- w lipcu 2025 roku ma mieć miejsce zakończenie procesu legislacji;
- we wrześniu 2025 mają być dostępne testy API KSeF 2.0;
- w listopadzie 2025 ma mieć miejsce udostępnienie:
- certyfikatów,
- testowej wersji Aplikacji Podatnika KSeF 2.0;
- w lutym 2026 – obligatoryjny KSeF 2.0 dla dużych podmiotów,
- w kwietniu 2026 roku – obligatoryjny KSeF dla pozostałych podmiotów z wyłączeniem wykluczonych cyfrowo.
Źródło: Ministerstwo Finansów
Przegląd zmian przepisów na podstawie ustawy z dnia 11.04.2025 r.
Zgodnie z projektem ustawy z dnia 11.04.2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz zmieniająca ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, najważniejsze zmiany prawne, biznesowe i techniczne obejmują:
- Wprowadzenie obowiązkowych e-faktur dla wszystkich podatników VAT oraz zwolnionych z VAT, z podziałem na dwa etapy:
- Od 1 lutego 2026 roku dla firm, których sprzedaż w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł.
- Od 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych przedsiębiorstw, z wyłączeniem przedsiębiorców wykluczonych cyfrowo.
To dwumiesięczne opóźnienie dla mniejszych firm jest wynikiem audytu KSeF, mającego na celu stabilne wdrożenie systemu.
- Możliwość wystawiania faktur z kas rejestrujących do końca 2026 roku, co daje czas na dostosowanie procedur w firmach, które obecnie korzystają z wystawiania faktur za pośrednictwem kas.
- Przesunięcie do końca 2026 roki wymogu podawania numeru KSeF w płatnościach za e-faktury, w tym w mechanizmie podzielonej płatności (MPP), co również zapewnia dodatkowy czas na adaptację.
- Stała możliwość dobrowolnego korzystania z trybu „offline24”, co zwiększa bezpieczeństwo transakcji w przypadku problemów technicznych lub specyfiki prowadzonej działalności działalności.
- Okres przejściowy od kwietnia do 31 grudnia 2026 roku dla mikroprzedsiębiorców, którzy nie będą musieli wystawiać e-faktur dla transakcji do 450 zł (pojedyncza faktura) i łącznej sprzedaży do 10.000 zł miesięcznie, co ułatwi dokumentowanie transakcji najmniejszym i mniej cyfrowo zaawansowanym podmiotom.
- Dobrowolne e-faktury dla konsumentów w KSeF, co ma pomóc w cyfryzacji fakturowania i wspierać firmy w realizacji obowiązków.
- Umożliwienie dodawania załączników do e-faktur w KSeF, szczególnie dla dostawców mediów, usług telekomunikacyjnych i paliw wystawiających faktury zbiorcze, pod warunkiem wcześniejszego zgłoszenia w e-Urzędzie Skarbowym od 1 stycznia 2026 roku. Dane w załączniku będą ustrukturyzowane, ale z możliwością elastycznego definiowania niektórych pól. Załączniki nie będą obowiązkowe i nie mogą zawierać treści reklamowych. Wprowadzenie załączników ma na celu uwzględnienie dotychczasowej praktyki rynkowej i potrzeb branż, które nie są w stanie umieścić wszystkich danych w standardowej e-fakturze. Wymagane będzie zgłoszenie zamiaru przesyłania faktur z załącznikiem w celu ochrony systemu przed zagrożeniami.
- Możliwość wcześniejszego pobrania certyfikatu wystawcy faktury od 1 listopada 2025 roku, co umożliwi przygotowanie się do obowiązku e-fakturowania i korzystanie z trybu offline.
- Udostępnienie testowej wersji KSeF 2.0 od 1 listopada 2025 roku, aby podatnicy mogli zapoznać się z systemem i zgłosić ewentualne problemy przed obowiązkowym wdrożeniem. Faktury testowe nie będą miały skutków prawnych.
- Wprowadzenie obowiązku podawania NIP jednostki podległej JST na fakturze, poprzez zmianę schemy e-faktury (element Podmiot3), co ułatwi dostęp do faktur tym jednostkom.
Wszystkie te propozycje mają na celu ułatwienie przedsiębiorcom przejścia na obowiązkowe e-fakturowanie, minimalizację kosztów i zakłóceń w działalności. Potwierdzają i doprecyzowują wcześniejsze ustalenia dotyczące odroczenia KSeF. Dodatkowo niniejszy projekt ustawy proponuje podniesienie limitu VAT do 240 000 zł oraz zmiany porządkowe w art. 120 ustawy o VAT.
