Od 2025 roku przedsiębiorcy mogą płacić podatek dochodowy według tzw. metody kasowej, czyli korzystać z kasowego PIT. Jak sama nazwa wskazuje “kasowo”, czyli musi wystąpić przepływ pieniędzy pomiędzy sprzedawcą a nabywcą. Dlatego też dla niektórych podatników jest to bardzo korzystne rozwiązanie ponieważ samo wykonanie usługi czy wystawienie faktury nie spowoduje obowiązku zapłaty podatku dochodowego. W uproszczeniu mówiąc – zapłacisz podatek do urzędu, jak kontrahent zapłaci Tobie za fakturę.
Kto może skorzystać z kasowego PIT?
Zgodnie z art. 14c ust. 1 ustawy o PIT, z kasowego PIT mogą korzystać podatnicy prowadzący działalność samodzielnie. Co to oznacza w praktyce? Otóż kasowy PIT nie jest dostępny dla spółek np. cywilnych, jawnych, z o.o. itp. Natomiast prowadzenie działalności to nic innego, jak prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej. W tym przypadku nie ma przeszkód, aby zatrudniać pracowników, osób współpracujących, czy zawierać umowy cywilnoprawne.
WAŻNE!
Kasowy PIT mogą stosować tylko podatnicy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, którzy nie prowadzą ksiąg rachunkowych czyli tacy, którzy prowadzą KPiR lub ewidencję przychodów na ryczałcie.
Jeżeli jesteś przedsiębiorcą prowadzącym JDG to spełniłeś/aś pierwszy warunek, aby móc stosować kasowy PIT. To jednak nie koniec. Drugim warunkiem jest wysokość uzyskanych przychodów. Mamy tutaj dwie sytuacje:
- Rozpocząłeś/aś prowadzenie działalności w 2025 roku – warunek limitu przychodu Cię nie dotyczy.
- Rozpocząłeś/aś prowadzenie działalności przed 2025 rokiem – przychody z działalności w poprzednim roku, czyli w tym przypadku w 2024 roku nie mogą przekroczyć kwoty 1.000.000 zł.
Przykład
Założyłeś/aś jednoosobową działalność w 2024 roku i prowadzisz księgowość uproszczoną w oparciu o KPiR. Suma przychodów w 2024 roku to 900.000 zł. Oznacza to, że w 2025 roku możesz stosować kasowy PIT.
Przykład
Założyłeś/aś jednoosobową działalność w 2020 roku i prowadzisz księgi rachunkowe tzw. pełne księgi. Suma przychodów w 2024 roku to 900.000 zł. Pomimo tego, że prowadzisz JDG i nie przekroczyłeś/aś limitu przychodu, prowadzenie ksiąg rachunkowych wyklucza możliwość stosowania kasowego PIT w 2025 roku.
Przykład
Założyłeś/aś spółkę cywilną w 2024 roku i prowadzisz księgowość uproszczoną w oparciu o KPiR. Suma przychodów w 2024 roku to 100.000 zł. Pomimo tego, że rozliczasz się w oparciu o KPiR i nie przekroczyłeś.aś limitu przychodu, forma prawna działalności czyli spółka cywilna wyklucza możliwość stosowania kasowego PIT.
W uzasadnieniu do projektu ustawy wprowadzającej kasowy PIT ustawodawca doprecyzowuje, że a przypadku, gdy w poprzednim roku podatnik prowadził działalność samodzielnie i w formie, np. spółki jawnej, to do ustalenia limitu przychodów dla celów prawa do kasowego PIT będą uwzględniane tylko przychody z działalności prowadzonej samodzielnie.
Przykład
W 2025 roku planujesz przejść na kasowy PIT. W 2024 roku z jednoosobowej działalności gospodarczej uzyskałeś/aś przychody w wysokości 900.000 zł. Dodatkowo, w 2024 roku byłeś/aś wspólnikiem spółki cywilnej i uzyskałeś/aś przychody przypadające na Twój udział w kwocie 200.000 zł. Pomimo tego, że łączny przychód za 2024 rok wynosił 1.100.000 zł to możesz wybrać w 2025 roku kasowy PIT. Ma to związek z tym, że z działalności prowadzonej osobiście czyli z jednoosobowej działalności gospodarczej nie przekroczyłeś/aś limitu przychodu w wysokości 1.000.000 zł.
WAŻNE!
Jeżeli suma przychodów w 2024 roku wyniesie równo 1.000.000 zł, czyli nie przekroczysz limitu nawet o 1 grosz to możesz skorzystać z kasowego PIT w 2025 roku.
Trzecim warunkiem stosowania kasowego PIT jest złożenie naczelnikowi urzędu skarbowego, pisemnego oświadczenia o wyborze metody kasowej rozliczania przychodów. Oświadczenie to musisz złożyć:
- do 20. lutego 2025 roku – jeżeli założyłeś/aś działalność przed 1 stycznia 2025 roku,
- do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu rozpoczęcia działalności gospodarczej – jeżeli założyłeś/aś działalność w trakcie 2025 roku,
- do końca roku podatkowego – jeżeli założyłeś/aś działalność w grudniu 2025 roku.
Ustawodawca nie udostępnił wzoru dokumentu zgłoszeniowego dla podatników, którzy chcą stosować kasowe rozliczenie podatku dochodowego. W ustawie zostały zawarte jedynie informacje jakie powinny znaleźć się w takim piśmie. Możesz pobrać wzór zgłoszeniowy do wypełnienia bezpłatnie poniżej:
Możesz również pobrać bezpłatnie wzór zawiadomienia o rezygnacji z kasowego PIT:
Przykład
Założyłeś/aś działalność w 2020 roku i chcesz w 2025 roku stosować kasowy PIT. W takiej sytuacji do 20 lutego 2025 roku musisz złożyć pisemne oświadczenie o wyborze tej metody rozliczania przychodów do naczelnika urzędu skarbowego.
Przykład
Założyłeś/aś działalność 2 stycznia 2025 roku i chcesz stosować kasowy PIT. W takiej sytuacji do 20 lutego 2025 roku musisz złożyć pisemne oświadczenie o wyborze tej metody rozliczania przychodów do naczelnika urzędu skarbowego.
Przykład
Założyłeś/aś działalność 1 lutego 2025 roku i chcesz stosować kasowy PIT. W takiej sytuacji do 20 marca 2025 roku musisz złożyć pisemne oświadczenie o wyborze tej metody rozliczania przychodów do naczelnika urzędu skarbowego.
Przykład
Założyłeś/aś działalność 1 grudnia 2025 roku i chcesz stosować kasowy PIT. W takiej sytuacji do 31 grudnia 2025 roku musisz złożyć pisemne oświadczenie o wyborze tej metody rozliczania przychodów do naczelnika urzędu skarbowego.
WAŻNE!
Jeśli wybierzesz metodę kasową rozliczania podatku dochodowego, musisz ją stosować przez cały rok podatkowy, czyli do 31 grudnia.
Wybór ten przechodzi na kolejne lata, chyba że do 20 lutego roku podatkowego zawiadomisz naczelnika urzędu skarbowego, że rezygnujesz z tej metody.
Powyższe oznacza, że jeżeli przejdziesz na kasowy PIT w 2025 roku to powrót do rozliczania się z podatku dochodowego według zasad ogólnych będzie możliwe dopiero od 2026 roku.
WAŻNE!
Jeżeli w trakcie roku utracisz prawo do rozliczania PIT metodą kasową, to do końca roku nadal stosujesz kasowy PIT. Na zasady ogólne rozliczania podatku dochodowego musisz przejść dopiero od początku kolejnego roku.
Na czym polega kasowy PIT w przychodach?
Jak już wcześniej wspomniałam, kasowy PIT wiąże się z wykazaniem przychodu do opodatkowania dopiero w momencie, gdy nabywca zapłaci nam za fakturę. Ustawodawca jednak nieco skomplikował tą jakże prostą zasadę. Otóż wprowadził rodzaje przychodów, które podlegają pod rozliczenie metodą kasową.
Zgodnie z art. 14c ust. 4 ustawy o PIT kasowy PIT ma zastosowanie do przychodów które:
- zostały zawarte pomiędzy przedsiębiorcami czyli transakcje B2B,
- zostały udokumentowane fakturami wystawionymi w określonych terminach.
WAŻNE!
Metody kasowej PIT nie możesz stosować w odniesieniu do transakcji z osobami prywatnymi, czyli tzw. transakcji B2C. Takie transakcje jak np. sprzedaż paragonową ewidencjonujesz w KPiR lub ewidencji przychodów na zasadach ogólnych.
WAŻNE!
Zgodnie z ogólną zasadą rozliczania podatku dochodowego (czyli nie metodą kasową PIT), przychód powstaje w dniu:
- wystawienia faktury,
- sprzedaży,
- otrzymania zapłaty
– w zależności od tego, która z tych dat jest wcześniejsza.
Ustawodawca wykluczył również inne przychody z prawa do rozliczania ich metodą kasową. Chodzi mianowicie o przychody wynikające z transakcji:
- z podmiotem powiązanym, przy czym wielkość udziałów i praw, (udziałów w kapitale lub praw głosu w organach kontrolnych, stanowiących lub zarządzających, udziałów lub praw do udziału w zyskach, stratach lub majątku, lub ich ekspektatywy, w tym jednostek uczestnictwa i certyfikatów inwestycyjnych), wynosi co najmniej 5%,
- z podmiotem mającym miejsce zamieszkania, siedzibę lub zarząd na terytorium lub w kraju stosujących szkodliwą konkurencję podatkową, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 23v ust. 2, lub zagranicznym zakładem położonym na terytorium lub w kraju stosujących szkodliwą konkurencję podatkową, określonych w tych przepisach,
- odpłatnego zbycia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, które figurują w ewidencji podatnika.
WAŻNE!
Jeżeli sprzedaż środek trwały lub WNiP to taki przychód rozliczany jest na zasadach ogólnych. Nie możesz w tym przypadku zastosować metody kasowej PIT.
Przykład
W dniu 2 stycznia 2025 roku sprzedałeś/aś i wydałeś/aś samochód, wprowadzony do ewidencji środków trwałych Twojej firmy. Faktura została wystawiona w dniu 7 stycznia 2025 roku, a kontrahent zapłacił w dniu 10 stycznia 2025 roku. Pomimo stosowania metody kasowej PIT, taki przychód musisz rozliczyć na zasadach ogólnych. W związku z tym, przychód powstanie w dniu sprzedaży, czyli 2 stycznia 2025 roku.
Przykład
W dniu 2 stycznia 2025 roku sprzedałeś/aś niskocenny środek trwały, który nie został wprowadzony do ewidencji środków trwałych tylko ujęty w kosztach uzyskania przychodu przy zakupie. Został on wydany nabywcy w dniu 2 stycznia, faktura została wystawiona 7 stycznia, a nabywca zapłacił w dniu 10 stycznia. W tym przypadku, jeżeli stosujesz w 2025 roku metodę kasową PIT, to przychód należy wykazać w dniu zapłaty, a więc w dniu 10 stycznia 2025 roku. Ma to związek z tym, że sprzedany niskocenny środek trwały nie został wprowadzony do ewidencji środków trwałych a więc przychód ze sprzedaży należy rozliczyć zgodnie z zasadami metody kasowej PIT.
Kiedy powstaje przychód w kasowym PIT?
Zgodnie z art. 14c ust. 2 i 3 ustawy o PIT, za datę powstania przychodu uznajemy dzień uregulowania należności, czyli zapłaty lub częściowej zapłaty przez nabywcę. Natomiast ustawodawca wprowadził dwa terminy graniczne, jeżeli klient zwleka z zapłatą. Otóż jeżeli klient nie płaci, to przychód musisz wykazać najpóźniej:
- w dniu upływu 2 lat licząc od dnia wystawienia faktury,
- w dniu likwidacji działalności – jeśli zlikwidujesz działalność przed upływem 2 lat od dnia wystawienia faktury, która nie została opłacona.
Przykład
W 2025 roku stosujesz kasowy PIT. W dniu 2 stycznia 2025 roku wystawiłeś/aś fakturę z terminem płatności 7 dni. Klient wpłacił należność dopiero 1 marca 2025 roku. Oznacza to, że przychód wykażesz w dniu zapłaty, a więc 1 marca 2025 roku, czyli zostanie on uwzględniony w zaliczce na podatek dochodowy za marzec 2025 roku płatnej do 21 kwietnia 2025 roku (z uwagi, że 20 kwietnia przypada w dzień wolny).
Przykład
W 2025 roku stosujesz kasowy PIT. W dniu 2 stycznia 2025 roku wystawiłeś/aś fakturę z terminem płatności 30 dni. Usługa została wykonana w styczniu. Klient odmówił zapłaty. W takiej sytuacji, jeżeli przez dwa lata klient nie ureguluje należności, masz obowiązek wykazać przychód w dniu 2 stycznia 2027 roku.
Przykład
W 2025 roku stosujesz kasowy PIT. W dniu 2 stycznia 2025 roku wystawiłeś/aś fakturę sprzedaży. W dniu 31 marca 2025 roku zlikwidowałeś/aś działalność. W takiej sytuacji, jeżeli do dnia likwidacji działalności klient nie uregulował zaległości, masz obowiązek wykazać przychód w dniu likwidacji, a więc na dzień 31 marca 2025 roku.
Przykład
W 2025 roku stosujesz kasowy PIT i korzystasz ze zwolnienia z VAT. W dniu 2 stycznia 2025 roku wystawiłeś/aś fakturę sprzedaży na kwotę 1000 zł. Klient uregulował 500 zł w dniu 3 stycznia 2025 roku. W takiej sytuacji w dniu 3 stycznia 2025 roku wykazujesz przychód w wysokości uregulowanego zobowiązania, a więc w kwocie 500 zł.
WAŻNE!
Jeżeli stosujesz kasowy PIT, a kontrahent dokonuje wpłat częściowych na poczet wystawionych przez Ciebie faktur, to warto zadbać o to, aby na wyciągu bankowym znalazła się informacja na poczet jakiej faktury dokonuje zapłaty. Jeżeli taka informacja nie będzie wynikała z wyciągu bankowego, powinieneś/aś zaliczyć wpłatę na poczet najstarszej faktury, która nie została jeszcze opłacona.
WAŻNE!
Kasowy PIT obejmuje również faktury zaliczkowe. Oznacza to, że otrzymując wpłatę na poczet dostaw towarów i usług, które zostaną zrealizowane w przyszłości masz obowiązek wykazać przychód do opodatkowania. Nie będzie miał w tym przypadku znaczenia fakt, że nie jesteś podatnikiem VAT.
Przykład
W 2025 roku stosujesz kasowy PIT. W dniu 2 stycznia 2025 roku otrzymałeś/aś zaliczkę na poczet dostawy towarów w lutym 2025 roku. W takiej sytuacji masz obowiązek wykazania przychodu w dniu 2 stycznia 2025 roku, czyli w dniu otrzymania zaliczki.
Warto mieć na uwadze, że przedsiębiorcy mają prawo do korzystania z tzw. ulgi na złe długi, która ma przeciwdziałać zatorom płatniczym. Ulga ta polega na tym, że w przypadku braku zapłaty za fakturę sprzedaży, możesz odzyskać zapłacony podatek dochodowy wynikający z nieopłaconej transakcji. W przypadku kasowego PIT, brak zapłaty przez nabywcę oznacza brak podatku dochodowego z tytułu takiej faktury. Natomiast warto pamiętać o tym, że kasowy PIT nie wyklucza prawa do korzystania z ulgi na złe długi.
WAŻNE!
Jeżeli stosujesz kasowy PIT i nie otrzymasz zapłaty w ciągu 2 lat, nieotrzymaną część należności musisz rozpoznać jako przychód podatkowy. Jeśli jednak spełnisz warunki do stosowania ulgi na złe długi w PIT, to możesz z niej skorzystać.
Aby możliwe było skorzystanie z ulgi na złe długi muszą być spełnione łącznie trzy warunki:
- dłużnik na ostatni dzień miesiąca poprzedzającego dzień złożenia zeznania podatkowego nie jest w trakcie postępowania restrukturyzacyjnego, postępowania upadłościowego lub w trakcie likwidacji,
- od daty wystawienia faktury (rachunku) lub zawarcia umowy dokumentującej wierzytelność nie upłynęły 2 lata, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym została wystawiona faktura (rachunek) lub została zawarta umowa, a w przypadku gdy rok kalendarzowy, w którym wystawiono fakturę (rachunek), jest inny niż rok kalendarzowy, w którym zawarto umowę – gdy nie upłynęły 2 lata, licząc od końca roku kalendarzowego późniejszej z tych czynności,
- transakcja handlowa zawarta jest w ramach działalności wierzyciela oraz działalności dłużnika, z których dochody podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.
Zgodnie z art. 26i ust. 20 ustawy o PIT, zmniejszenia podstawy obliczenia podatku lub zwiększenia straty z tytułu ulgi na złe długi możesz dokonać w zeznaniu podatkowym składanym za rok podatkowy, w którym wykazałeś przychód.
Przykład
W 2025 roku stosujesz kasowy PIT. Wystawiłeś/aś fakturę w lutym 2025 roku za usługę wyświadczoną w tym samym miesiącu. W związku z brakiem zapłaty masz obowiązek wykazać przychód w lutym 2027 roku. Jeżeli chcesz skorzystać z ulgi na złe długi to możesz tego dokonać najwcześniej w zeznaniu rocznym za 2027 rok, które składasz do 30 kwietnia 2028 roku.
Na czym polega kasowy PIT w kosztach?
Analogicznie jak po stronie przychodów, stosując metodę kasową PIT, możesz ująć faktury w kosztach podatkowych w momencie ich opłacenia. Oznacza to, że samo otrzymanie faktury i powstanie obowiązku podatkowego po stronie sprzedawcy nie uprawnia Cię do ujęcia transakcji w KPiR.
WAŻNE!
Stosując metodę kasową PIT, możesz ująć fakturę lub inny dokument kosztowy w kosztach pod warunkiem, że:
- została opłacona w całości lub częściowo,
- została wystawiona przez innego przedsiębiorcę, czyli jest to transakcja B2B.
WAŻNE!
Masz prawo ująć fakturę w kosztach dopiero w dniu poniesienia kosztu. Oznacza to, że jeżeli opłacisz fakturę przed dniem jej wystawienia, to w kosztach możesz ją uwzględnić dopiero w dniu wystawienia faktury.
Przykład
W 2025 roku stosujesz metodę kasową PIT. W dniu 2 stycznia 2025 roku opłaciłeś/aś zamówienie i w tym samym dniu została wykonana usługa. W dniu 7 stycznia 2025 roku otrzymałeś/aś fakturę. W takiej sytuacji, masz prawo ująć fakturę w kosztach w dniu 7 stycznia 2025 roku, czyli najwcześniej w dacie jej wystawienia.
Przykład
W 2025 roku stosujesz metodę kasową PIT. W dniu 2 stycznia 2025 roku otrzymałeś/aś fakturę zakupu za którą zapłaciłeś/aś w dniu 10 stycznia 2025 roku. W takim przypadku do kosztów możesz ująć fakturę dopiero w dniu 10 stycznia 2025 roku, czyli w dniu zapłaty, ponieważ zapłata była później, niż wystawienie faktury.
WAŻNE!
Jeżeli rozliczasz PIT metodą kasową i zamierzasz zmienić formę opodatkowania w kolejnym roku z zasad ogólnych na ryczałt to faktury zakupu ujmujesz w kosztach w dniu 31 grudnia bez względu na to czy zostały opłacone czy nie.
Analogicznie, jeżeli w roku w którym stosujesz metodę kasową PIT zamierzasz zlikwidować działalność, to nieopłacone faktury kosztowe ujmujesz w KPiR w ostatnim okresie rozliczeniowym przed likwidacją działalności.
Przykład
W 2025 roku stosujesz metodę kasową PIT. W dniu 2 stycznia 2025 roku otrzymałeś fakturę zakupu. W dniu 31 marca 2025 roku chcesz zlikwidować działalność. Do tego dnia faktura styczniowa nie została przez Ciebie opłacona. W takiej sytuacji ujmujesz ją w kosztach na ostatni dzień prowadzenia działalności czyli na dzień 31 marca 2025 roku.
WAŻNE!
Jeżeli zakupisz składnik majątku, który wprowadzisz do ewidencji środków trwałych to będzie on podlegać amortyzacji według zasad ogólnych. Oznacza to, że odpisy amortyzacyjne będą ujmowane w kosztach podatkowych z wyłączeniem metody kasowej, a więc bez względu na to, kiedy zostanie zapłacona przez Ciebie faktura zakupu.
Ewidencja na potrzeby rozliczenia kasowego PIT
Zgodnie z art. 24a ust. 1da ustawy, decydując się na korzystanie z kasowego PIT masz obowiązek prowadzić ewidencję faktur dokumentujących przychody rozliczane tą metodą.
Ewidencja ta powinna zawierać:
- datę wystawienia faktury,
- numer faktury,
- kwotę należności wynikającą z faktury,
- datę uregulowania należności.
Przejście na kasowy PIT lub rezygnacja z tej metody a wystawione faktury
Jeżeli zdecydujesz się na rozliczanie PIT metodą kasową w 2025 roku musisz pamiętać o tym, że kontrahenci mogą w 2025 roku regulować swoje zobowiązania, które wynikają z faktur wystawionych np. w 2024 roku.
WAŻNE!
Kasowy PIT dotyczy wyłącznie faktur, które zostały wystawione w roku podatkowym, w którym stosujesz tą metodę rozliczania przychodów i dotyczą sprzedaży zrealizowanej w tym roku.
Przykład
W 2025 roku rozliczasz PIT metodą kasową. W dniu 2 stycznia 2025 roku wystawiłeś/aś fakturę za usługę zrealizowaną w grudniu 2024 roku. W tym przypadku faktura ta nie jest objęta kasowym PIT, ponieważ stanowi przychód roku 2024, w którym nie stosowałeś/aś metody kasowej PIT.
Przykład
W 2025 roku rozliczasz PIT metodą kasową. W dniu 2 stycznia 2025 roku wystawiłeś/aś fakturę. W 2026 roku zrezygnowałeś/aś z kasowego PIT. Klient uregulował fakturę w dniu 2 stycznia 2026 roku. W takiej sytuacji pomimo, że w dniu uregulowania należności nie stosujesz już kasowego PIT, to fakturę wystawioną w okresie stosowania tej metody należy rozliczyć kasowo. W związku z tym przychód powstanie w dniu 2 stycznia 2026 roku.
WAŻNE!
Jeżeli w roku w którym rozliczałeś/aś podatek dochodowy na zasadach ogólnych otrzymałeś/aś zaliczkę, a fakturę zaliczkową wystawisz dopiero w roku, w którym rozliczasz PIT metodą kasową, to w dniu wystawienia faktury zaliczkowej powstanie przychód do opodatkowania.
Przykład
W grudniu 2024 roku otrzymałeś/aś zaliczkę na poczet dostawy towarów jaką zrealizujesz w lutym. W 2025 roku stosujesz metodę kasową PIT. Wystawiając fakturę zaliczkową w styczniu 2025 roku do zaliczki wpłaconej w 2024 roku, przychód powstanie w dniu wystawienia faktury czyli w styczniu 2025 roku.
