Prowadząc działalność gospodarczą możesz spotkać się z sytuacją w której otrzymasz fakturę za usługę gastronomiczną lub usługę cateringową. W związku z tym powinieneś/aś wiedzieć jak powinna być rozliczona faktura za jedzenie w restauracji, bowiem nie każda może być ujęta w kosztach i nie z każdej masz prawo do odliczenia VAT. Sprawdźmy zatem, jakie warunki muszą być spełnione, aby było to możliwe!
Faktura za jedzenie w restauracji w kosztach
W pierwszej kolejności, aby faktura za jedzenie w restauracji mogła być ujęta w kosztach podatkowych musi spełniać definicję kosztu uzyskania przychodu. Oznacza to, że wydatek nie może mieć charakteru prywatnego dla przedsiębiorcy a więc musi być związany z prowadzoną działalnością. Co więcej, aby faktura za jedzenie w restauracji mogła stanowić koszt podatkowy powinna dotyczyć wydatku poniesionego w celu uzyskania przychodu, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodu.
WAŻNE!
Faktura za jedzenie w restauracji powinna zostać zaksięgowana w kolumnie 13 KPiR – Pozostałe wydatki.
Warto mieć na uwadze, że w definicji kosztu uzyskania przychodu jest jeszcze jeden bardzo ważny aspekt. Otóż wydatek nie może zostać wymieniony w art 23 ustawy o PIT. W przepisie tym wymieniono katalog wydatków które bezwzględnie nie mogą być ujęte w kosztach podatkowych. Wśród nich ustawodawca wymienił koszty reprezentacji. Co to oznacza dla przedsiębiorcy? Jeżeli spotkanie z kontrahentem w restauracji miało znamiona wydatku o charakterze reprezentacji to nie może być ujęta w kosztach.
Czym zatem jest reprezentacja? Próżno szukać w ustawach definicji kosztów reprezentacji. Natomiast warto odnieść się do wydawanych wyroków i interpretacji fiskusa. W interpretacji indywidualnej z dnia 12 czerwca 2024 roku o sygn. 0114-KDIP2-1.4010.221.2024.2.DK Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej nawiązał do wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 17 czerwca 2013 roku o sygn. akt II FSK 702/11, w którym stwierdzono, że: “celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności etc., wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami (klientami). Oceniając, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, należy patrzeć właśnie przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest wykreowanie takiego obrazu podatnika, to koszty te mają charakter reprezentacyjny. Wymienienie jako przykładowych kosztów reprezentacyjnych wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza, że wydatki te zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Nie są one kosztami jedynie wówczas, gdy mają charakter reprezentacyjny.”
WAŻNE!
Kosztem reprezentacji są wydatki poniesione wyłącznie w ramach kreowania pozytywnego wizerunku firmy czy relacji z kontrahentami. Jeżeli natomiast faktura za jedzenie w restauracji z kontrahentem dokumentuje spotkanie biznesowe na którym została zawarta umowa lub zostały poczynione ustalenia dotyczące współpracy z kontrahentem to koszt taki nie ma znamion wydatku reprezentacyjnego.
Co jest akceptowane?
- spotkanie z Klientem (nowym/dotychczasowym) w celu zawarcia umowy, aneksu do umowy czy ustalenia warunków współpracy w restauracji, kawiarnii itp,
- spotkanie dostawcą (nowym/dotychczasowym) w celu zawarcia umowy, aneksu do umowy czy ustalenia warunków współpracy w restauracji, kawiarnii itp.
- udokumentowane spotkanie z potencjalnym Klientem.
Co jest nieakceptowane?
- faktura za jedzenie w restauracji w celach prywatnych przedsiębiorcy,
- impreza firmowa z kontrahentami mająca na celu jedynie kreowanie dobrego wizerunku firmy,
- spotkanie z potencjalnym Klientem “w przyszłości” bez celu biznesowego m.in. omówienia warunków współpracy.
Co ważne, spotkanie biznesowe powinno zostać udokumentowane w celach dowodowych, aby fiskus nie miał wątpliwości co do charakteru spotkania. Może to być np. podsumowanie rozmowy/ ustaleń w formie mailowej po spotkaniu, ustalenia z potencjalnym Klientem poczynione przed spotkaniem lub podpisane dokumenty takie jak np. umowa czy aneks do umowy.
Przykład
W związku z otworzeniem firmy zaprosiłeś/aś potencjalnych klientów do restauracji. Spotkanie to miało na celu wykreowanie pozytywnego wizerunku Twojej firmy. W takiej sytuacji faktura za jedzenie w restauracji nie może zostać ujęta w kosztach, bowiem wydatek ten nosi znamiona kosztu o charakterze reprezentacji.
Przykład
Umówiłeś/aś się z potencjalnym kontrahentem w restauracji. Na spotkaniu zostały omówione warunki współpracy w efekcie czego została zawarta umowa z kontrahentem. W tym przypadku pomimo tego, że pobyt w restauracji miał za zadanie wykreowanie pozytywnego wizerunku firmy, doszło do zawarcia umowy z kontrahentem a więc wydatek ten jest stricte związany z prowadzoną działalnością. Dzięki temu faktura za jedzenie w restauracji może być ujęta w kosztach.
Faktura za jedzenie w restauracji a odliczenie VAT
W przypadku rozliczenia na gruncie VAT sytuacja jest o wiele prostsza. Ustawodawca bowiem w art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT wskazał wprost, że przedsiębiorca nie ma prawa do odliczenia VAT z faktury za usługę gastronomiczną.
WAŻNE!
Co do zasady, usługa gastronomiczna polega na przygotowaniu i podaniu posiłku w miejscu, w którym jest on przyrządzany, np. w restauracji. W związku z tym, faktura za jedzenie w restauracji nie uprawnia do odliczenia VAT.
Przykład
Umówiłeś/aś się na spotkanie z Klientem na mieście w celu omówienia warunków dalszej współpracy. Faktura za jedzenie w restauracji, z racji tego, że dokumentuje usługę gastronomiczną nie daje prawa do odliczenia VAT.
WAŻNE!
Faktura za jedzenie w restauracji z Klientem nie uprawnia do odliczenia VAT, natomiast jeżeli nie ma znamion wydatku o charakterze reprezentacji to może zostać zaksięgowana w kosztach.
WAŻNE!
Faktura za jedzenie w restauracji, traktowana jako usługa gastronomiczna, powinna zostać zaksięgowania w kolumnie 13 KPiR – Pozostałe wydatki w kwocie brutto.
Warto zwrócić uwagę, że ustawodawca wyróżniając usługi gastronomiczne jako te, które nie dają prawa do odliczenia VAT jednocześnie otworzył możliwość odliczenia VAT od innych usług związanych z jedzeniem. Chodzi np. o usługi cateringowe. W uproszczeniu można przyjąć, że usługa cateringowa polega na przygotowaniu i podaniu posiłku poza restauracją.
Potwierdzeniem jest interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 19 maja 2016 roku o sygn. IBPP2/4512-195/16/EK, w której czytamy, że jeżeli posiłki “(…) są spożywane poza miejscem ich przygotowania (a w każdym razie nie w restauracji – nie jest to więc usługa gastronomiczna), a zarazem nie można uznać, iż mamy do czynienia z dostawą (ponieważ posiłki są dostarczane w stanie nadającym się do spożycia) to zasadne jest przyjęcie, że mamy do czynienia z usługą cateringową (…).”
WAŻNE!
Organizując firmową imprezę i decydując się na catering, z faktury za jedzenie będzie możliwe odliczenie podatku VAT.
