Planujesz założyć własną firmę? Chcesz przejść na samozatrudnienie? A może prowadzisz już biznes i zastanawiasz się nad zmianą formy opodatkowania? Bez względu na to w jakiej sytuacji jesteś, warto wziąć pod uwagę opodatkowanie ryczałtem, a dokładniej ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych.
Dlaczego ryczałt?
W przypadku prowadzenia własnej firmy musisz wybrać formę opodatkowania na podstawie której będziesz rozliczać się z urzędem skarbowym z tytułu podatku dochodowego. Do wyboru masz trzy formy opodatkowania:
- ryczałt od przychodów ewidencjonowanych,
- skalę podatkową,
- podatek liniowy tzw. liniówka.
O ile w dwóch ostatnich musisz prowadzić bardziej rozbudowaną ewidencję dla celów podatkowych, tak w przypadku ryczałtu nie masz takiego obowiązku. Dlatego potocznie przyjęło się, że ryczałt jest najprostszą formą opodatkowania.
Będąc na ryczałcie płacisz podatek dochodowy od przychodu, czyli w uproszczeniu mówiąc od wystawionych faktur sprzedaży i pozostałych przychodów podlegających opodatkowaniu np. z tytułu nieodpłatnych świadczeń, takich jak karta multisport czy przyznane odszkodowanie.
WAŻNE!
Decydując się na ryczałt podstawą opodatkowania jest przychód, a nie dochód co oznacza, że koszty nie mają wpływu na wysokość zaliczki na podatek.
WAŻNE!
W art. 12 ust. 1 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (dalej: ustawa o ryczałcie) ustawodawca zamieścił katalog dostępnych stawek ryczałtu wraz ze wskazaniem źródeł przychodów opodatkowanych daną stawką. Wyróżniamy stawki ryczałtu od 2% do 17%.
Co jeszcze musisz wiedzieć o ryczałcie? Otóż podstawową ewidencją jaką musisz prowadzić jest ewidencja przychodów. W skrócie – jest to wykaz uzyskanych przez Ciebie przychodów. Ewidencja przychodów musi zawierać:
- datę wpisu,
- numer dowodu księgowego, na podstawie którego dokonano wpisu np. faktury,
- datę uzyskania przychodu,
- kwotę przychodu opodatkowanego według poszczególnych stawek.
Oprócz ewidencji przychodów masz obowiązek posiadać i przechowywać dowody zakupu towarów oraz prowadzić wykaz środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych.
WAŻNE!
Gdy wybrałeś/aś opodatkowanie ryczałtem, ale:
- nie prowadzisz ewidencji przychodów lub
- prowadzisz ewidencję przychodów w sposób wadliwy i nierzetelny,
– organ podatkowy ma prawo oszacować Twój przychód i opodatkować go według 5‑krotności należnej stawki ryczałtu, jednak nie większej niż 75%.
Na koniec warto również pamiętać o tym, że będąc na ryczałcie płacisz składkę zdrowotną w sposób “uproszczony”. Co to oznacza? Wysokość składki zdrowotnej na ryczałcie uzależniona jest od tego w jakim progu przychodów znalazłeś/aś się w trakcie roku. Wyróżnia się trzy progi:
- do 60.000 zł – 461,66 zł miesięcznie,
- między 60.000 zł a 300.000 zł – 769,43 zł miesięcznie,
- powyżej 300.000 zł – 1.384,97 zł zł miesięcznie.
Dzięki temu, możesz określić maksymalną wysokość rocznej składki zdrowotnej planując przychody, wydatki i inwestycje na dany rok podatkowy.
WAŻNE!
Opłacając składkę zdrowotną na ryczałcie masz prawo do odliczenia 50% zapłaconej składki zdrowotnej.
Kto nie może wybrać ryczałtu?
Wiesz już jakie są najważniejsze zalety ryczałtu. Pamiętaj, że jest to forma opodatkowania, dzięki której w prosty sposób wyliczysz zaliczkę na podatek i składkę zdrowotną. Jednak coś za coś. Ryczałt bowiem nie jest dostępny dla każdego. W art. 8 ustawy o ryczałcie ustawodawca wykluczył niektórą sprzedaż z tej formy opodatkowania. Mianowicie opodatkowanie ryczałtem wyklucza uzyskiwanie przychodów z tytułu:
- prowadzenia aptek,
- działalności w zakresie kupna i sprzedaży wartości dewizowych,
- działalności w zakresie handlu częściami i akcesoriami do pojazdów mechanicznych,
- wytwarzania wyrobów opodatkowanych podatkiem akcyzowym, na podstawie odrębnych przepisów, z wyjątkiem wytwarzania energii elektrycznej z odnawialnych źródeł energii.
Co ważne, nawet powyższa sprzedaż incydentalna natychmiast wyklucza prawo do opodatkowania ryczałtem.
Dodatkowo, nie możesz być na ryczałcie, jeżeli rozpoczynasz działalność w roku podatkowym po zmianie działalności wykonywanej:
- samodzielnie na działalność prowadzoną w formie spółki z małżonkiem,
- w formie spółki z małżonkiem na działalność prowadzoną samodzielnie przez jednego lub każdego z małżonków,
- samodzielnie przez małżonka na działalność prowadzoną samodzielnie przez drugiego małżonka.
Uwaga! Powyższe wykluczenie ma zastosowanie tylko wtedy kiedy małżonek lub małżonkowie przed zmianą opłacali z tytułu prowadzenia tej działalności podatek dochodowy na zasadach ogólnych.
Przykład
W lutym 2025 roku przejąłeś/aś działalność prowadzoną przez żonę otwierając jednoosobową działalność gospodarczą. Dotychczas działalność była opodatkowana skalą podatkową. W tym przypadku w 2025 roku nie masz prawa do opodatkowania ryczałtem. Mógłbyś wybrać ryczałt w sytuacji gdyby działalność Twojej żony była również opodatkowana ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych.
WAŻNE!
Nie masz prawa do opodatkowania ryczałtem, jeżeli uzyskasz z w ramach działalności przychody ze sprzedaży towarów lub ze świadczenia usług na rzecz byłego lub obecnego pracodawcy, odpowiadających czynnościom, które:
- wykonywałeś/aś w roku poprzedzającym rok podatkowy lub
- wykonywałeś/aś lub wykonujesz w roku podatkowym
– w ramach stosunku pracy lub spółdzielczego stosunku pracy.
Przykład
W 2024 roku pracowałeś/aś na umowę o pracę w firmie X. W 2025 roku założyłeś/aś własną działalność. Możesz wybrać opodatkowanie ryczałtem jeżeli w 2025 roku nie będziesz świadczyć usług lub prowadzić sprzedaży na rzecz byłego pracodawcy. Co ważne, jeżeli np. świadczyłeś/aś usługi biurowe a Twoja firma zajmuje się np. obsługą ubezpieczeniową to, ze względu na różny charakter świadczonych usług, współpraca z byłym pracodawcą nie wyklucza opodatkowania ryczałtem nawet w 2025 roku.
Ryczałt kwartalny czy miesięczny?
Co do zasady możesz opłacać ryczałt na podstawie przychodu z danego miesiąca lub danego kwartału. Kto zatem może wybrać kwartalny ryczałt? Z przywileju tego mogą skorzystać wyłącznie podatnicy rozpoczynający prowadzenie działalności oraz ci, których przychody z działalności prowadzonej samodzielnie albo przychody spółki nie przekroczyły kwoty stanowiącej równowartość 200.000 euro w poprzednim roku. Co ważne, do limitu przychodów nie wlicza się tzw. ulgi za złe długi.
WAŻNE!
W 2025 roku limit przychodu uprawniajacy do rozliczania ryczałtu kwartalnie wynosi 856.920 zł.
Jeżeli zdecydujesz się na opłacanie ryczałtu kwartalnie, musisz poinformować o tym fakcie urząd skarbowy. Co ważne, zrobisz to dopiero po zakończonym roku w którym opłacałeś/aś ryczałt kwartalnie, zaznaczając odpowiednie pole w zeznaniu rocznym PIT-28.
W sytuacji, w której rozliczasz się z urzędem skarbowym z tytułu podatku dochodowego miesięcznie, masz obowiązek wpłacić zaliczkę na podatek do 20. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni.
Natomiast wybierając ryczałt kwartalny wpłacasz zaliczkę na podatek dochodowy do:
- 20. kwietnia – za pierwszy kwartał,
- 20. lipca – za drugi kwartał,
- 20. października – za trzeci kwartał,
- 20. stycznia kolejnego roku – za czwarty kwartał.
WAŻNE!
Jeżeli termin zapłaty ryczałtu przypada w sobotę, niedzielę lub dzień ustawowo wolny od pracy, to termin ten przesunie się na najbliższy dzień roboczy po tym dniu.
Bez względu na to, czy opłacasz ryczałt miesięcznie, czy kwartalnie masz obowiązek w terminie do 30. kwietnia złożyć zeznanie roczne PIT-28. W tym przypadku analogicznie jak przy zaliczkach – jeżeli 30. kwietnia przypada w sobotę, niedzielę lub dzień ustawowo wolny od pracy to termin złożenia PIT-28 i ewentualnej dopłaty ryczałtu przypada na najbliższy dzień roboczy po tym dniu.
WAŻNE!
Ryczałt wpłacasz na swój mikrorachunek podatkowy z wykorzystaniem w przelewie symbolu przelewu:
- PPE – dla rozliczeń miesięcznych lub kwartalnych,
- PIT-28 – dla rozliczenia rocznego.
Jak wyliczyć ryczałt podlegający wpłacie?
Jak już wcześniej wspomniałam, podstawą opodatkowania na ryczałcie jest przychód. W związku z tym, sumujemy wartość uzyskanego w danym miesiącu/kwartale przychodu i mnożymy przez stawkę ryczałtu właściwą dla naszego rodzaju sprzedaży. Dodatkowo, możesz pomniejszyć uzyskany przychód o zapłacone w danym miesiącu lub nieodliczone w miesiącach poprzednich danego roku składki ZUS czyli składki społeczne (Twoje jako przedsiębiorcy) oraz 50% składki zdrowotnej. W skrócie możemy stworzyć następujący wzór:
Zaliczka na podatek = (przychód w danej stawce ryczałtu – zapłacone składki społeczne – 50% zapłaconych składek zdrowotnych) x stawka ryczałtu
Pamiętaj, że jeżeli w ciągu całego roku suma zapłaconych składek społecznych jest wyższa niż uzyskane przychody to nadwyżka ta przepada, czyli nieodliczone składki nie będą mogły być uwzględnione w kolejnych latach.
Warto mieć jednak na uwadze, że w sytuacji gdy poza działalnością gospodarczą uzyskujesz przychody z innych źródeł, na przykład z umowy o pracę, emerytury czy najmu prywatnego to możesz odliczyć składki społeczne od dochodu (przychodu) z innych źródeł.
WAŻNE!
W ramach jednej działalności możesz uzyskiwać przychody opodatkowane różnymi stawkami ryczałtu. Stawka ryczałtu natomiast uzależniona jest od rodzaju prowadzonej sprzedaży.
Przykład
Świadczysz usługi opodatkowane ryczałtem 14% i wystawiłeś/-aś z tego tytułu faktury sprzedaży na łączną kwotę 35.000 zł netto. Dodatkowo, uzyskałeś/aś przychody opodatkowane stawką 8,5% w wysokości 5.000 zł. Decydując się na opodatkowanie ryczałtem, będziesz stosować dwie różne stawki ryczałtu odpowiednio dla danego źródła przychodu, a zaliczkę na podatek wyliczysz następująco:
przychód x stawka ryczałtu 14% + przychód x stawka ryczałtu 8,5%
35.000 zł x 14% + 5.000 zł x 8,5% = 4.900 zł + 425 zł = 5.325 zł
W konsekwencji zapłacisz podatek dochodowy w wysokości 5.325 zł.
Przykład
Prowadzisz firmę opodatkowaną ryczałtem. W styczniu zapłacone składki ZUS podlegające odliczeniu wyniosły 1.400 zł, a uzyskane przychody opodatkowane stawką ryczałtu 14% to 1.000 zł. W lutym zapłacone składki ZUS podlegające odliczeniu to również 1.400 zł a uzyskane przychody opodatkowane stawką ryczałtu 14% to 5.000 zł. Ile zatem wynosi ryczałt za styczeń i luty?
W styczniu podstawa opodatkowania liczona będzie następująco:
przychody styczniowe – zapłacone w styczniu składki ZUS podlegające odliczeniu czyli 1.000 zł – 1.400 zł = (-400) zł.
Oznacza to, że w styczniu nie wpłacasz zaliczki na podatek bowiem ryczałt wynosi 0 zł.
W lutym podstawa opodatkowania liczona będzie następująco:
przychody z lutego – nadwyżka nieodliczonych w poprzednim miesiącu składek ZUS – zapłacone w lutym składki ZUS podlegające odliczeniu czyli 10.000 – 400 – 1.400 = 8.200 zł. Oznacza to, że ryczałt za luty wynosi 1.148 zł.
Co jeszcze warto wiedzieć o ryczałcie?
Może się okazać, że nie prowadzisz działalności gospodarczej zarejestrowanej w CEIDG, a mimo to masz obowiązek rozliczać się z tytułu ryczałtu. Kiedy taka sytuacja ma miejsce? Otóż w momencie gdy prowadzisz tzw. najem prywatny, czyli wynajmujesz mieszkanie jako osoba prywatna.
WAŻNE!
Najem prywatny opodatkowany jest stawką 8,5% do przychodu o wartości 100.000 zł i 12,5% powyżej przychodu 100.000 zł.
W przypadku małżonków, którzy złożyli oświadczenie do naczelnika urzędu skarbowego o opodatkowaniu przychodów z najmu prywatnego przez jednego z nich, kwota przychodów z najmu, od której stosuje się stawkę ryczałtu 12,5% wynosi 200.000 zł.
WAŻNE!
Przychodem z najmu nie są ponoszone przez najemcę opłaty związane z przedmiotem najmu (np. czynsz, opłaty za media), gdy z umowy wynika, że najemca jest zobowiązany do ich ponoszenia.
Potwierdzeniem powyższego postępowania jest interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 4 września 2024 roku o sygn. 0112-KDIL2-2.4011.580.2024.1.MW, w której czytamy, że: “(…) opłaty eksploatacyjne oraz opłaty za media typu energia, gaz, woda i ścieki, ogrzewanie, a także opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi, podatki i inne opłaty publicznoprawne związane z wynajmowanym lokalem, uiszczane przez najemcę nie stanowią (…) przychodu z najmu prywatnego.”
Prowadząc najem prywatny, wpłacasz zaliczkę na podatek dochodowy na swój mikrorachunek podatkowy wygenerowany na podstawie numeru PESEL. Wyjątkiem jest sytuacja, w której jednocześnie prowadzisz działalność gospodarczą i uzyskujesz przychody z najmu prywatnego – wtedy wpłacasz zaliczkę na podatek dochodowy z obu tytułów na mikrorachunek wygenerowany na podstawie Twojego NIP. Natomiast po zakończonym roku, masz obowiązek sporządzić zeznanie roczne PIT-28 w terminie do 30 kwietnia. Jeżeli termin ten przypada w sobotę, niedzielę lub święto to przesuwa się na najbliższy dzień roboczy po tym dniu.
Podsumowując, jeżeli Twoje miesięczne koszty są niewielkie i nie planujesz działań inwestycyjnych to ryczałt jako forma opodatkowania może okazać się dla Ciebie korzystna. Główną zaletą ryczałtu jest jego prostota w wyliczeniu podatku oraz prowadzonej ewidencji podatkowej. Dodatkowo, możesz przewidzieć na podstawie planowanych przychodów w jakiej wysokości składkę zdrowotną będziesz zobligowany/a zapłacić w trakcie roku. Ponadto ryczałtowcy mogą korzystać z przywileju odliczenia zapłaconej składki zdrowotnej w wysokości 50% co w konsekwencji powoduje, że zapłacona składka zdrowotna obniża w podatek dochodowy.
Jeżeli chcesz zmienić formę opodatkowania w 2025 roku, a uzyskałeś/aś już przychód w styczniu to masz na to czas do 20. lutego. Sposób zmiany formy opodatkowania został opisany w artykule: https://tcekancelaria.pl/zmiana-formy-opodatkowania-nie-spoznij-sie/
